Spécialiste en gestion d'événements et de projets
Type de poste : Temps plein
Emplacement : Falls Church, Virginie
Résumé du poste :
Le spécialiste en gestion d'événements et de projets est chargé de planifier, de coordonner et d'exécuter des initiatives nationales de sensibilisation et des formations en personne, en collaboration avec les organismes d'intervention d'urgence, les partenaires gouvernementaux et les acteurs du secteur. Ce poste requiert une personne proactive, professionnelle et autonome, capable de gérer des projets à fort impact, d'interagir avec des publics variés et de représenter l'organisation auprès du public.
Ce poste suit un modèle de travail hybride, exigeant une présence au bureau trois jours par semaine, les mardis et jeudis étant obligatoires, le troisième jour étant choisi en concertation avec le superviseur. Le poste implique également de nombreux déplacements (jusqu'à 50 %), notamment en soirée, le week-end et en horaires prolongés, pour soutenir des formations, des conférences et des initiatives sur le terrain.
Ce poste relève directement du directeur, Formation, sensibilisation et partenariats.
Principales fonctions et responsabilités :
Coordination et logistique de l'événement :
- Dirige la planification et l'exécution des événements TRANSCAER, des sessions de formation des intervenants et des initiatives nationales alignées sur les objectifs du programme.
- Coordonne toute la logistique des événements de formation et des conférences, y compris la planification, les appels de planification, la gestion des fournisseurs, l'installation sur site, la location d'équipement, la restauration et l'expédition du matériel, gérant souvent plusieurs fournisseurs ou contacts partenaires simultanément.
- Assure un soutien sur site aux États-Unis et au Mexique pour les événements, garantissant le bon déroulement et résolvant les problèmes de logistique ou d'inscription. Déplacements sur les lieux des événements (jusqu'à 50 % du temps) pour superviser la logistique et apporter un soutien direct au responsable et au directeur.
- Commande des articles promotionnels, des récompenses, des vêtements et du matériel événementiel.
- Prépare les factures annuelles pour le programme de sensibilisation de TRANSCAER et de CHEMREC.
Support pour le gestionnaire :
- Rédige la correspondance avec les parties prenantes, y compris les agences gouvernementales, les communautés locales et les partenaires de l'industrie, en garantissant une communication rapide et claire en anglais et en espagnol.
- Aide le responsable des TOP dans le cadre de projets de subventions annuels, notamment la planification de groupes de travail de développement de formation, de podcasts, de webinaires, d'événements de formation, de promotion sur les réseaux sociaux et de développement de vidéos.
Soutien à la gestion des subventions :
- Aide à la préparation, à la soumission et au suivi des demandes de subventions et des rapports.
- Coordonne la collecte des données et de la documentation nécessaires aux subventions, en veillant au respect de toutes les exigences des subventions.
- Surveille les délais d'octroi et les livrables, en tenant le responsable et les responsables informés des progrès et des besoins à venir.
- Aide à la commande et au suivi de toutes les dépenses de subvention, factures et reçus.
Documentation et rapports :
- Tient des registres précis de la logistique, des dépenses et des frais de déplacement.
- Aide à la préparation des rapports post-événement, résumant les réussites, les défis et les leçons apprises.
- Prend en charge la création de présentations et de rapports en anglais et en espagnol pour les parties prenantes internes et externes.
- Gère les données LMS, les enquêtes, les listes d'inventaire et les contrats des fournisseurs.
Engagement des parties prenantes :
- Dirige les efforts du programme TRANSCAER México et sert de liaison avec les agences locales.
- Aide au développement de supports marketing bilingues et gère la diffusion sur les réseaux sociaux pour TRANSCAER México.
- Supervise le site Web TRANSCAER, en collaboration avec le responsable des médias numériques.
- Rédige les communications pour TRANSCAER México et gère les événements et les réunions pour le
- Groupe de travail TRANSCAER México et traite les factures pour la sensibilisation des membres corporatifs de TRANSCAER México.
- Assure la liaison avec les coordinateurs d'État du TRANSCAER, les agences locales d'intervention d'urgence, les chemins de fer et les communautés desservies au Mexique.
- Maintient le manuel du coordonnateur TRANSCAER et le programme de formation en ligne.
- Dirige la planification et l'exécution du programme annuel des prix TRANSCAER, gère la documentation du protocole et facilite la coordination avec le comité des prix pour assurer un processus de reconnaissance réussi.
- Sert de sauvegarde pour les boîtes de réception de sensibilisation et de récompenses CHEMTREC.
- Effectue des tâches supplémentaires selon les besoins.
Qualifications/Préféré :
- Expérience avérée en logistique, en planification d’événements ou en coordination de programmes, de préférence dans un domaine lié au transport ou à la sécurité.
- Une expérience en gestion des subventions, y compris en matière de rapports, de conformité et de documentation, est préférable mais pas obligatoire.
- Expérience dans les secteurs du transport, de la sécurité ou des interventions d’urgence.
Qualifications/Requises :
- 2+ années d'expérience pertinente.
- Parle couramment l'espagnol et l'anglais (parlé et écrit).
- Volonté de voyager jusqu'à 50%, y compris les soirs/week-ends.
- Solides compétences en organisation, en communication et en résolution de problèmes.
- Maîtrise des plateformes Microsoft Office et CRM (par exemple, Dynamics).
- Capacité de soulever jusqu'à 50 lb.
- Haut niveau d'attention aux détails et capacité à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide
- Capacité à résoudre les problèmes en déplacement et à s'adapter rapidement aux changements ou aux défis qui surviennent sur le terrain.
- Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser et de gérer plusieurs projets simultanément.
- Approche proactive et innovante de résolution de problèmes et d’amélioration continue.
- Compétence en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et autres logiciels de gestion de projet.
- Une expérience avec des plateformes de réunions virtuelles est un plus.
- Doit détenir un permis de conduire valide et être capable de voyager de manière autonome vers divers endroits.
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