Specialista in gestione di eventi e progetti
Tipo di posizione: Tempo pieno
Posizione: Falls Church, VA
Riepilogo della posizione:
Lo Specialista in Gestione Eventi e Progetti è responsabile della pianificazione, del coordinamento e dell'esecuzione di iniziative di sensibilizzazione a livello nazionale e di eventi formativi in presenza, in collaborazione con agenzie di risposta alle emergenze, partner governativi e stakeholder del settore. Questo ruolo richiede una persona proattiva, professionale e autonoma, in grado di gestire progetti ad alto impatto, interagire con un pubblico eterogeneo e rappresentare l'organizzazione in contesti a contatto con il pubblico.
Questa posizione segue un modello di lavoro ibrido, che richiede la presenza in ufficio tre giorni alla settimana, con martedì e giovedì obbligatori, e il terzo giorno scelto in coordinamento con il supervisore. Il ruolo prevede anche numerose trasferte (fino al 50%), comprese le serate, i fine settimana e orari prolungati per supportare eventi di formazione, conferenze e iniziative sul campo.
Questa posizione risponde direttamente al Direttore della Formazione, della Sensibilizzazione e delle Partnership.
Principali mansioni e responsabilità:
Coordinamento e logistica dell'evento:
- Guida la pianificazione e l'esecuzione degli eventi TRANSCAER, delle sessioni di formazione dei soccorritori e delle iniziative nazionali in linea con gli obiettivi del programma.
- Coordina tutta la logistica per eventi formativi e conferenze, tra cui programmazione, pianificazione delle chiamate, gestione dei fornitori, allestimento in loco, noleggio delle attrezzature, catering e spedizione dei materiali, spesso gestendo contemporaneamente più fornitori o contatti con i partner.
- Fornisce supporto in loco per gli eventi negli Stati Uniti e in Messico, garantendone il regolare svolgimento e risolvendo eventuali problemi logistici o di registrazione. Si reca presso le sedi degli eventi (fino al 50% del tempo) per supervisionare la logistica e fornire supporto diretto al Manager e al Direttore.
- Ordina articoli promozionali, premi, abbigliamento e materiali per eventi.
- Prepara fatture annuali per il programma di sensibilizzazione di TRANSCAER e CHEMREC.
Supporto per Manager:
- Redige la corrispondenza con le parti interessate, tra cui agenzie governative, comunità locali e partner industriali, garantendo una comunicazione tempestiva e chiara sia in inglese che in spagnolo.
- Assiste il Manager e i TOP nei progetti di sovvenzione annuali, tra cui la programmazione di gruppi di lavoro per lo sviluppo della formazione, podcast, webinar, eventi formativi, promozione sui social media e sviluppo di video.
Supporto alla gestione delle sovvenzioni:
- Fornisce assistenza nella preparazione, presentazione e monitoraggio delle domande di sovvenzione e dei rapporti.
- Coordina la raccolta dei dati e della documentazione necessari per le sovvenzioni, garantendo il rispetto di tutti i requisiti delle sovvenzioni.
- Monitora le scadenze e i risultati delle sovvenzioni, tenendo informati il Manager e i TOP sui progressi e sulle esigenze future.
- Aiuta a ordinare e monitorare tutte le spese, le fatture e le ricevute delle sovvenzioni.
Documentazione e rendicontazione:
- Mantiene registri accurati di logistica, spese e costi di viaggio.
- Aiuta a preparare report post-evento, riassumendo successi, sfide e lezioni apprese.
- Supporta la creazione di presentazioni e report in inglese e spagnolo per gli stakeholder interni ed esterni.
- Gestisce dati LMS, sondaggi, elenchi di inventario e contratti con i fornitori.
Coinvolgimento delle parti interessate:
- Guida gli sforzi del programma TRANSCAER México e funge da collegamento con le agenzie locali.
- Collabora allo sviluppo di materiali di marketing bilingue e gestisce la comunicazione sui social media per TRANSCAER México.
- Supervisiona il sito web TRANSCAER, in collaborazione con il Digital Media Manager.
- Redige le comunicazioni per TRANSCAER México e gestisce eventi e riunioni per il
- Il gruppo di lavoro TRANSCAER México elabora le fatture per le attività di sensibilizzazione dei membri aziendali di TRANSCAER México.
- Funge da collegamento con i coordinatori statali TRANSCAER, le agenzie locali di pronto intervento, le ferrovie e le comunità servite in Messico.
- Gestisce il Manuale del Coordinatore TRANSCAER e il programma di formazione online.
- Guida la pianificazione e l'esecuzione del programma annuale dei premi TRANSCAER, gestendo la documentazione del protocollo e facilitando il coordinamento con il comitato dei premi per garantire un processo di riconoscimento di successo.
- Funge da backup per le caselle di posta elettronica dedicate a CHEMTREC Outreach e Awards.
- Svolge mansioni aggiuntive a seconda delle assegnazioni.
Qualifiche/Preferibili:
- Esperienza comprovata in logistica, pianificazione di eventi o coordinamento di programmi, preferibilmente in un settore correlato ai trasporti o alla sicurezza.
- È preferibile, ma non obbligatoria, avere esperienza nella gestione delle sovvenzioni, inclusi reporting, conformità e documentazione.
- Esperienza nei settori dei trasporti, della sicurezza o della risposta alle emergenze.
Qualifiche/Requisiti:
- Oltre 2 anni di esperienza pertinente.
- Fluente in spagnolo e inglese (parlato e scritto).
- Disponibilità a viaggiare fino al 50%, anche la sera/nei fine settimana.
- Ottime capacità organizzative, comunicative e di problem-solving.
- Competenza nelle piattaforme Microsoft Office e CRM (ad esempio, Dynamics).
- Capacità di sollevare fino a 50 libbre.
- Elevato livello di attenzione ai dettagli e capacità di rispettare le scadenze in un ambiente frenetico
- Capacità di risolvere i problemi in tempo reale e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti o alle sfide che si presentano sul campo.
- Ottime capacità organizzative, con capacità di stabilire le priorità e gestire più progetti contemporaneamente.
- Approccio proattivo e innovativo alla risoluzione dei problemi e al miglioramento continuo.
- Competenza in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e altri software di gestione progetti.
- L'esperienza con piattaforme di riunioni virtuali è un plus.
- È necessario essere in possesso di una patente di guida valida ed essere in grado di spostarsi autonomamente in diverse località.
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