이벤트 및 프로젝트 관리 전문가
직위 유형: 정규직
위치: 버지니아주 폴스처치
직책 요약:
이벤트 및 프로젝트 관리 전문가는 비상 대응 기관, 정부 파트너 및 업계 이해관계자들과 협력하여 전국적인 홍보 활동 및 대면 교육 행사를 기획, 조정 및 실행하는 업무를 담당합니다. 이 직무는 영향력이 큰 프로젝트를 관리하고, 다양한 대상과 소통하며, 대면 환경에서 조직을 대표할 수 있는 적극적이고 전문적이며 자기 주도적인 인재를 필요로 합니다.
이 직책은 하이브리드 근무 모델을 따르며, 주 3일 사무실 근무가 필수입니다. 화요일과 목요일은 의무 근무이며, 나머지 3일은 관리자와 협의하여 근무일을 선택합니다. 또한, 교육 행사, 컨퍼런스, 현장 기반 사업 지원을 위한 저녁, 주말, 연장 근무 등 광범위한 출장(최대 50%)이 포함됩니다.
이 직책은 교육, 홍보 및 파트너십 부문의 책임자에게 직접 보고합니다.
주요 업무 및 책임:
이벤트 조정 및 물류:
- 프로그램 목표에 맞춰 TRANSCAER 이벤트, 대응자 교육 세션, 국가적 이니셔티브의 계획과 실행을 주도합니다.
- 일정 조정, 계획 전화, 공급업체 관리, 현장 설치, 장비 대여, 케이터링, 자재 배송 등 교육 행사 및 컨퍼런스에 대한 모든 물류를 조정하며, 종종 여러 공급업체나 파트너 연락처를 동시에 관리합니다.
- 미국과 멕시코 전역의 행사 현장 지원을 제공하여 원활한 행사 진행을 보장하고 물류 또는 등록 관련 문제를 해결합니다. 행사 현장으로 직접 출장(최대 50%)하여 물류를 관리하고 매니저와 디렉터에게 직접 지원합니다.
- 홍보용 품목, 상품, 의류, 이벤트 자료를 주문합니다.
- TRANSCAER와 CHEMREC의 홍보 프로그램에 대한 연간 송장을 준비합니다.
관리자 지원:
- 영어와 스페인어로 적시에 명확한 의사소통을 보장하며 정부 기관, 지역사회, 업계 파트너 등 이해 관계자와 서신 초안을 작성합니다.
- 관리자와 TOPs를 도와 연간 보조금 프로젝트를 담당하며, 여기에는 교육 개발 작업 그룹, 팟캐스트, 웨비나, 교육 이벤트, 소셜 미디어 홍보, 비디오 개발 일정 등이 포함됩니다.
보조금 관리 지원:
- 보조금 신청서와 보고서의 준비, 제출 및 추적을 지원합니다.
- 보조금 지급에 필요한 데이터와 문서 수집을 조정하고, 모든 보조금 지급 요건을 준수하도록 보장합니다.
- 모니터는 마감일과 성과물을 부여하여 관리자와 TOP에게 진행 상황과 다가올 필요 사항을 알려줍니다.
- 모든 보조금 지출, 송장, 영수증을 주문하고 추적하는 데 도움을 줍니다.
문서화 및 보고:
- 물류, 지출, 여행 비용에 대한 정확한 기록을 유지합니다.
- 이벤트 후 보고서 작성, 성공 사례, 과제, 교훈 요약을 지원합니다.
- 내부 및 외부 이해 관계자를 대상으로 영어와 스페인어로 프레젠테이션과 보고서를 작성할 수 있도록 지원합니다.
- LMS 데이터, 설문 조사, 재고 목록, 공급업체 계약을 관리합니다.
이해관계자 참여:
- TRANSCAER México 프로그램의 활동을 주도하고 현지 기관과의 연락 담당자 역할을 합니다.
- TRANSCAER México의 이중 언어 마케팅 자료 개발을 지원하고 소셜 미디어 홍보를 관리합니다.
- 디지털 미디어 관리자와 협력하여 TRANSCAER 웹사이트를 감독합니다.
- TRANSCAER México에 대한 커뮤니케이션 초안을 작성하고 이벤트 및 회의를 관리합니다.
- TRANSCAER México 태스크 그룹에서 TRANSCAER México 기업 회원 홍보를 위한 송장을 처리합니다.
- 멕시코에서 TRANSCAER 주정부 코디네이터, 지역 비상 대응 기관, 철도 및 서비스를 제공받는 지역 사회와의 연락 담당자 역할을 합니다.
- TRANSCAER 코디네이터 핸드북과 온라인 교육 프로그램을 유지 관리합니다.
- 연례 TRANSCAER 시상 프로그램의 계획과 실행을 주도하고, 프로토콜 문서화를 관리하며, 시상 위원회와의 조정을 촉진하여 성공적인 인정 과정을 보장합니다.
- CHEMTREC 홍보 및 시상 내역서의 백업 역할을 합니다.
- 지정된 대로 추가적인 업무를 수행합니다.
자격/선호사항:
- 물류, 이벤트 기획 또는 프로그램 조정 분야에서 입증된 경험이 있어야 하며, 특히 운송이나 안전 관련 분야 경험이 있으면 좋습니다.
- 보고, 규정 준수, 문서화 등 보조금 관리 경험이 선호되지만 필수는 아닙니다.
- 운송, 안전 또는 비상 대응 부문에서의 경험.
자격/필수:
- 2년 이상의 관련 경험.
- 스페인어와 영어(말하기와 쓰기)에 능통합니다.
- 저녁/주말을 포함하여 최대 50%까지 여행할 의향이 있습니다.
- 강력한 조직력, 의사소통 능력, 문제 해결 능력.
- Microsoft Office 및 CRM 플랫폼(예: Dynamics)에 대한 능숙함.
- 최대 50파운드까지 들어올릴 수 있는 능력
- 세부 사항에 대한 높은 수준의 주의와 빠르게 변화하는 환경에서 마감일을 맞출 수 있는 능력
- 현장에서 발생하는 변화나 과제에 신속하게 적응하고 이동 중에도 문제를 해결할 수 있는 능력.
- 여러 프로젝트를 동시에 우선순위화하고 관리할 수 있는 강력한 조직 능력이 필요합니다.
- 문제 해결과 지속적인 개선을 위한 적극적이고 혁신적인 접근 방식입니다.
- Microsoft Office(Word, Excel, PowerPoint) 및 기타 프로젝트 관리 소프트웨어에 대한 능숙함.
- 가상 회의 플랫폼에 대한 경험이 있으면 더 좋습니다.
- 유효한 운전면허증을 소지하고 있어야 하며, 다양한 장소로 독립적으로 여행할 수 있어야 합니다.
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