Spesialis Manajemen Acara & Proyek
Jinis Posisi: Full Time
Lokasi: Falls Church, VA
Ringkesan Posisi:
Spesialis Manajemen Acara & Proyek tanggung jawab kanggo ngrancang, koordinasi, lan nglakokake inisiatif penjangkauan nasional lan acara pelatihan pribadi kanthi kolaborasi karo lembaga tanggap darurat, mitra pemerintah, lan pemangku kepentingan industri. Peran iki mbutuhake individu sing proaktif, profesional, lan mandhiri sing bisa ngatur proyek sing duwe pengaruh dhuwur, melu khalayak sing maneka warna, lan makili organisasi ing lingkungan sing diadhepi umum.
Posisi iki ngetutake model kerja hibrida, mbutuhake kehadiran ing kantor telung dina saben minggu, kanthi wajib Selasa lan Kamis, lan dina katelu dipilih kanthi koordinasi karo pengawas. Peran kasebut uga kalebu lelungan ekstensif (nganti 50%), kalebu sore, akhir minggu, lan jam tambahan kanggo ndhukung acara latihan, konferensi, lan inisiatif adhedhasar lapangan.
Posisi iki lapor langsung menyang Direktur, Pelatihan, Jangkauan lan Kemitraan.
Tugas lan Tanggung Jawab Utama:
Koordinasi lan Logistik Acara:
- Mimpin perencanaan lan eksekusi acara TRANSCAER, sesi latihan responder, lan inisiatif nasional sing selaras karo tujuan program.
- Ngoordinasi kabeh logistik kanggo acara latihan lan konferensi, kalebu jadwal, perencanaan telpon, manajemen vendor, persiyapan onsite, rental peralatan, katering, lan pengiriman bahan asring ngatur sawetara vendor utawa kontak partner bebarengan.
- Nyedhiyani dhukungan ing situs ing Amerika Serikat lan Meksiko kanggo acara, njamin eksekusi lancar lan ngatasi masalah logistik utawa registrasi. Lelungan menyang lokasi acara (nganti 50% wektu) kanggo ngawasi logistik lan menehi dhukungan langsung menyang Manager lan Direktur.
- Mesen barang promosi, penghargaan, rasukan, lan materi acara.
- Nyiyapake invoice taunan kanggo program jangkauan TRANSCAER lan CHEMREC.
Dhukungan kanggo Manager:
- Draf korespondensi karo para pemangku kepentingan, kalebu lembaga pemerintah, komunitas lokal, lan mitra industri, njamin komunikasi sing pas lan jelas ing basa Inggris lan Spanyol.
- Mbantu Manajer, TOP karo proyek hibah taunan kalebu jadwal kelompok tugas pangembangan latihan, podcast, webinar, acara pelatihan, promosi media sosial, lan pangembangan video.
Dhukungan Manajemen Hibah:
- Mbantu nyiapake, ngirim, lan nglacak aplikasi lan laporan hibah.
- Ngoordinasi ngumpulake data lan dokumentasi sing dibutuhake kanggo hibah, njamin kepatuhan kabeh syarat hibah.
- Monitor menehi tenggat wektu lan kiriman, supaya Manager, TOP ngandhani kemajuan lan kabutuhan sing bakal teka.
- Mbantu pesenan lan nelusuri kabeh biaya hibah, invoice, lan kuitansi.
Dokumentasi lan Laporan:
- Njaga cathetan akurat babagan logistik, pangeluaran, lan biaya lelungan.
- Mbantu nyiapake laporan sawise acara, ngringkes sukses, tantangan, lan pelajaran sing disinaoni.
- Ndhukung nggawe presentasi lan laporan ing basa Inggris lan Spanyol kanggo para pemangku kepentingan internal lan eksternal.
- Ngatur data LMS, survey, dhaptar inventaris, lan kontrak vendor.
Keterlibatan Stakeholder:
- Mimpin upaya program TRANSCAER México lan dadi penghubung karo lembaga lokal.
- Mbantu ngembangake materi pemasaran dwibahasa lan ngatur jangkauan media sosial kanggo TRANSCAER México.
- Ngawasi situs web TRANSCAER, kanthi kolaborasi karo Manajer Media Digital.
- Draf komunikasi kanggo TRANSCAER México lan ngatur acara, lan rapat-rapat kanggo
- TRANSCAER México Task Group, lan proses invoice kanggo TRANSCAER México Corporate Member outreach.
- Dadi penghubung karo Koordinator Negara TRANSCAER, lembaga responder darurat lokal, ril sepur, lan komunitas sing dilayani ing Meksiko.
- Njaga Buku Pegangan Koordinator TRANSCAER lan program pelatihan online.
- Mimpin perencanaan lan eksekusi program TRANSCAER Awards taunan, ngatur dokumentasi protokol lan nggampangake koordinasi karo Komite Penghargaan kanggo njamin proses pangenalan sing sukses.
- Dadi cadangan kanggo kothak mlebu CHEMTREC Outreach lan Awards.
- Nindakake tugas tambahan kaya sing ditugasake.
Kualifikasi / Preferred:
- Pengalaman sing wis kabukten ing logistik, perencanaan acara, utawa koordinasi program, luwih becik ing lapangan transportasi utawa safety.
- Pengalaman karo manajemen hibah, kalebu laporan, kepatuhan, lan dokumentasi, luwih disenengi nanging ora dibutuhake.
- Pengalaman ing sektor transportasi, safety, utawa tanggap darurat.
Kualifikasi / Wajib:
- 2+ taun pengalaman sing relevan.
- Fasih ing Spanyol lan Inggris (diucapake lan ditulis).
- Kesenengan lelungan nganti 50%, kalebu sore / akhir minggu.
- Katrampilan organisasi, komunikasi, lan pemecahan masalah sing kuwat.
- Keahlian ing platform Microsoft Office lan CRM (contone, Dynamics).
- Kemampuan kanggo ngangkat nganti 50 lbs.
- Tingkat perhatian sing dhuwur kanggo rincian lan kemampuan kanggo ngrampungake tenggat wektu ing lingkungan sing cepet
- Kemampuan kanggo ngatasi masalah nalika lelungan lan adaptasi kanthi cepet kanggo owah-owahan utawa tantangan sing muncul ing lapangan.
- Katrampilan organisasi sing kuwat kanthi kemampuan kanggo prioritas lan ngatur pirang-pirang proyek bebarengan.
- Pendekatan proaktif lan inovatif kanggo ngrampungake masalah lan perbaikan terus-terusan.
- Kompetensi ing Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) lan piranti lunak manajemen proyek liyane.
- Pengalaman karo platform rapat virtual minangka plus.
- Kudu nduweni lisensi pembalap sing sah lan bisa lelungan kanthi mandiri menyang macem-macem lokasi.
Aplikasi Saiki
