活动和项目管理专家

活动和项目管理专家

职位类型：全职

地点：弗吉尼亚州福尔斯彻奇

职位摘要：

活动与项目管理专员负责与应急响应机构、政府合作伙伴和行业利益相关者合作，规划、协调和执行全国性外展计划和现场培训活动。该职位要求应聘者积极主动、专业且具有自主性，能够管理高影响力的项目，与多元化受众互动，并在面向公众的环境中代表组织。

该职位采用混合工作模式，要求每周三天在办公室，其中周二和周四必须到岗，第三天需与主管协商确定。该职位还需要大量出差（最高可达50%），包括晚上、周末以及为支持培训活动、会议和实地项目而延长的工作时间。

该职位直接向培训、外展和伙伴关系总监汇报。

主要职责：

活动协调和后勤：

• 领导 TRANSCAER 活动、响应者培训课程以及与计划目标一致的国家计划的规划和执行。
• 协调培训活动和会议的所有后勤工作，包括日程安排、计划电话、供应商管理、现场设置、设备租赁、餐饮和材料运输，通常同时管理多个供应商或合作伙伴联系人。
• 为美国和墨西哥各地的活动提供现场支持，确保活动顺利进行，并解决任何后勤或注册问题。前往活动现场（占活动时间的50%）监督后勤工作，并为经理和总监提供直接支持。
• 订购促销品、奖品、服装和活动材料。
• 为 TRANSCAER 和 CHEMREC 的外展计划准备年度发票。

经理支持：

• 起草与利益相关者（包括政府机构、当地社区和行业合作伙伴）的通信，确保及时清晰地使用英语和西班牙语进行沟通。
• 协助 TOP 经理完成年度资助项目，包括安排培训发展任务组、播客、网络研讨会、培训活动、社交媒体推广和视频开发。

赠款管理支持：

• 协助准备、提交和跟踪拨款申请和报告。
• 协调收集赠款所需的数据和文件，确保遵守所有赠款要求。
• 监控授权期限和交付成果，让经理和 TOP 了解进展情况和即将出现的需求。
• 协助订购和跟踪所有补助费用、发票和收据。

文档和报告：

• 保持物流、支出和差旅费用的准确记录。
• 协助准备活动后报告，总结成功、挑战和经验教训。
• 支持为内部和外部利益相关者创建英语和西班牙语的演示文稿和报告。
• 管理 LMS 数据、调查、库存清单和供应商合同。

利益相关者参与：

• 领导 TRANSCAER México 项目的工作并担任与当地机构的联络人。
• 协助开发双语营销材料并管理 TRANSCAER México 的社交媒体推广。
• 与数字媒体经理合作，监督 TRANSCAER 网站。
• 为 TRANSCAER México 起草通讯并管理活动和会议
• TRANSCAER 墨西哥任务组，并处理 TRANSCAER 墨西哥企业会员外展活动的发票。
• 担任 TRANSCAER 州协调员、当地紧急救援机构、铁路和墨西哥服务社区的联络人。
• 维护 TRANSCAER 协调员手册和在线培训计划。
• 领导年度 TRANSCAER 奖项计划的规划和执行，管理协议文件并促进与奖项委员会的协调，以确保表彰过程的成功。
• 充当 CHEMTREC 外展和奖励收件箱的备份。
• 执行分配的额外职责。

资格/偏好：

• 具有物流、活动策划或项目协调方面的经验，最好是在运输或安全相关领域。
• 具有赠款管理经验（包括报告、合规和文档）者优先，但非强制要求。
• 在运输、安全或应急响应领域的经验。

资格/要求：

• 2年以上相关经验。
• 能说流利的西班牙语和英语（口语和书面语）。
• 愿意接受最多 50% 的出差时间，包括晚上/周末。
• 较强的组织、沟通和解决问题的能力。
• 熟练使用 Microsoft Office 和 CRM 平台（例如 Dynamics）。
• 能够举起 50 磅的重物。
• 高度关注细节并能够在快节奏的环境中按时完成任务
• 能够随时排除故障并快速适应现场出现的变化或挑战。
• 具有很强的组织能力，能够同时确定多个项目的优先顺序并进行管理。
• 积极主动、创新地解决问题并持续改进。
• 熟练使用 Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）和其他项目管理软件。
• 具有虚拟会议平台经验者优先。
• 必须持有有效的驾驶执照并能够独立前往各个地点。

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