Optimisation des interventions d'urgence : comment la coordination centralisée des incidents peut faire gagner du temps et améliorer les résultats

Dans le monde trépidant d'aujourd'hui, les entreprises doivent être prêtes à faire face à toute urgence. Lorsqu'une crise survient, chaque seconde compte, et plus la réaction est rapide, moins les dommages et les perturbations sont importants.

Chez CHEMTREC, nous sommes spécialisés dans les services d'intervention d'urgence 24h/24 et 7j/7, agissant comme premier point de contact pour les entreprises confrontées à une crise. Cependant, nous avons constaté un obstacle majeur dans les procédures d'urgence de nombreuses entreprises : des processus de communication interne lents, complexes et fragmentés. L'un de nos clients disposait d'un système trop complexe qui entraînait des retards importants dans les délais de réponse, jusqu'à ce que nous l'aidions à le simplifier. Voici comment nous avons transformé son processus d'intervention d'urgence long et complexe en un processus plus rapide et plus efficace.

Le processus traditionnel de réponse aux urgences : lent et fragmenté

Pour l'un de nos clients, le système d'intervention d'urgence était loin d'être simple. En cas d'incident, un membre de l'équipe Achats évaluait d'abord la situation. Si l'événement répondait à des critères spécifiques, il contactait le premier contact d'urgence (Contact d'urgence 1), qui était habilité à contacter un second contact, plus technique. Ce dernier s'employait ensuite à activer le prestataire de nettoyage approprié.

Outre la réponse technique, le contact d'urgence 1 était également chargé d'activer l'équipe de gestion de crise de l'entreprise. Pour ce faire, il devait nous appeler chez CHEMTREC, où nous envoyions une notification distincte à leur contact exécutif de crise. Ce dernier déclenchait ensuite sa cascade d'appels internes.

Une fois ce processus achevé, des heures cruciales s'étaient écoulées. Ce retard a non seulement prolongé l'interruption de service de l'entreprise, mais a également engendré confusion et inefficacité lors des premiers instants critiques de la réponse à la crise.

Comment nous avons simplifié le processus

Nous savions qu'il existait une meilleure solution, et nous l'avons prouvé. Au lieu de faire appel à plusieurs personnes de différents services pour coordonner une intervention, nous avons regroupé toutes les opérations dans un système centralisé.

Voici comment nous avons transformé leur système d’intervention d’urgence :
1. Examen et refonte des procédures : La première étape consiste à examiner les plans et processus actuels, en accordant une attention particulière aux critères d'activation et d'escalade afin de garantir une activation appropriée et rapide. Nous consacrons ensuite du temps à cartographier le flux d'informations entre les décideurs clés afin d'identifier les voies et méthodes les plus rapides pour transmettre les informations pertinentes aux équipes et aux personnes concernées.

2. Triage et coordination centralisés : En tant que point de contact central, nous prenons en charge le triage initial et l'évaluation de l'incident. Nous évaluons immédiatement l'ampleur de la situation, déterminons la réponse appropriée et contactons les intervenants les plus pertinents. Cela permet de gagner du temps en éliminant les étapes inutiles et les multiples transferts.

3. Activation plus rapide : Au lieu de recourir à une chaîne de communication complexe, nous contactons directement les contacts nécessaires – des experts techniques aux prestataires de nettoyage – pour activer la réponse appropriée. Grâce à notre coordination des incidents.
logiciel, nous déclenchons des notifications à toutes les équipes et parties prenantes concernées simultanément, en les activant via téléphone, SMS, e-mail et notifications push d'applications, réduisant ainsi les temps d'activation de plusieurs heures.

4. Connaissance de la situation pour tous : Notre logiciel ne se contente pas d'informer les équipes, il fournit également une plateforme centralisée où tous les intervenants peuvent obtenir une connaissance de la situation en temps réel. Ainsi, les intervenants peuvent accéder aux dernières informations, suivre l'avancement de l'intervention et collaborer plus efficacement pour résoudre le problème rapidement.

5. Alertes et notifications personnalisables : Qu'il s'agisse d'un prestataire de nettoyage, d'une équipe de crise interne ou d'un service spécifique, nous informons immédiatement les personnes concernées, en fonction de l'ampleur de l'incident. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à déterminer qui contacter.

Collaboration et coordination en temps réel

L'un des atouts majeurs de notre solution réside dans sa capacité à fournir aux parties prenantes des mises à jour en temps réel et un point d'information unique. Ainsi, tous les acteurs sont sur la même longueur d'onde dès le départ, évitant ainsi les retards, les pertes d'informations et les doublons.

Plutôt que d'attendre plusieurs niveaux de communication et d'approbations, nos outils logiciels permettent aux équipes d'agir ensemble dès le moment où l'incident est trié, avec une connaissance complète de la situation sur le terrain.

Succès prouvé : un exemple concret

Nous avons mis en œuvre ce système avec succès auprès de plusieurs de nos clients, améliorant considérablement les délais de réponse et la coordination globale. Un client nous a fait part de son expérience lors d'un récent webinaire.

Regardez notre webinaire pour découvrir comment ce client a simplifié son processus d'intervention d'urgence, réduit ses délais d'activation et amélioré sa collaboration grâce à notre solution. C'est un incontournable pour toute organisation souhaitant améliorer sa gestion de crise.

L'essentiel

Le processus traditionnel d'intervention d'urgence peut être lent, complexe et sujet à des malentendus. Mais en centralisant le triage, la coordination et la notification, grâce à la technologie et aux outils adéquats, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps nécessaire pour mobiliser les bonnes personnes, lancer une intervention et commencer à résoudre la crise.

Chez CHEMTREC, nous nous engageons à fournir aux entreprises les outils, la technologie et l'expertise nécessaires pour gérer plus efficacement les situations d'urgence. Si votre organisation s'appuie encore sur un système d'intervention d'urgence fragmenté, il est temps de changer.

Laissez-nous vous aider à optimiser votre gestion de crise et à accélérer la collaboration entre vos équipes. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos services ou pour planifier une démonstration de notre logiciel de coordination d'incidents.