Anslöt sig till arbete i kris-, nöd- och säkerhetsåtgärder inom den kemiska sektorn

The Chemical Facility Anti-Terrorism Standards (CFATS) Risk-Based Performance Standard (RBPS) 9-Svar, påpekar med rätta att nödsituationen och säkerhetsåtgärden vid en incident inte får förväxlas. De två är separata, men gratis. Medan nödsituationen eller krishanteringsplanen behandlar de bredare konsekvenserna av incidenten, behandlar säkerhetsplanen de specifika säkerhetsfrågor som händelsen väcker på en taktisk nivå. Hur passar dessa planer ihop? Hur ska organisationer organisera sig för att säkerställa att säkerhetsverksamheten och det bredare svaret samordnas? Vilka andra planer kan krävas för att effektivt reagera på effekterna av en säkerhetsincident?  

Låt oss börja med några grundläggande koncept och beskriva de olika element som vi anser vara avgörande för ett framgångsrikt svar på en säkerhetsincident. Det bör noteras att det finns en hel värld av terminologi kring krishantering och nödsituationer, med många termer som används omväxlande. För tydlighetens skull och för den här artikeln kommer vi kortfattat att beskriva hur vi använder de olika nyckeltermerna och vad vi anser vara kärnelementen i ett framgångsrikt säkerhetssvar.

• Krishantering: Hanteringen av en incident i dess vidaste bemärkelse, på strategisk nivå, vanligtvis på företagsnivå, till stor del fokuserad på incidentens ekonomiska och ryktemässiga effekter, samt att säkerställa att de som hanterar de taktiska och operativa effekterna har resurser de behöver för att utföra sin roll. Detta underbyggs av en krishanteringsplan.
• Emergency Management: hantering av incidenten på en taktisk nivå, vanligtvis en platsnivå. Här ansvarar räddningspersonalen för samordningen av aktiviteter för att säkerställa att incidenten hanteras och för att säkerställa samordningen av den bredare platsen. Detta underbyggs av en beredskapsplan, räddningsplan på plats eller något liknande.
• Incident Management: det fysiska svaret på incidenten, en praktisk roll där fysiska aktiviteter utförs. Det kan finnas flera incidenthanteringsgrupper. Till exempel kan en incidenthanteringsgrupp arbeta med säkerhetsåtgärden, medan en annan hanterar effekterna av säkerhetshändelsen på verksamheten på platsen, såsom att begränsa eventuella skador och mildra de bredare konsekvenserna. Detta team arbetar på operativ nivå. Incidenthanteringsteamen kommer sannolikt att arbeta direkt med andra insatser, såsom brandbekämpningsstöd, medicinsk support, stöd för återvinning av farligt spill, miljöåterställningsteam och lokal brottsbekämpning. Lag kan distribuera specifika operationsprocedurer för nödsituationer här eller operationsplaner för nödsituationer.
• Business Continuity Team: medan kris-, nöd- och incidenthanteringsteamen arbetar för att reagera på incidenten, kommer affärskontinuitetsteamet att överväga vilken inverkan incidenten har på verksamheten på platsen och fastställa en plan för att återställa dessa aktiviteter i linje med tidigare -överenskomna resurser. Säkerhetsincidenten kan till exempel ha berövat anläggningen nödvändiga förnödenheter eller kan ha lett till att anläggningen stängt hela eller delar av sin verksamhet. Affärskontinuitetsteamet ansvarar för att det finns en plan så att platsen eller ett bredare företag kan fortsätta att uppfylla sina skyldigheter gentemot sina kunder, oavsett händelse. 

Det effektiva svaret på en incident kommer att se ut ungefär så här:

Alltför ofta tar organisationer bara hänsyn till första- eller andranivåsvaret på platsnivå. Många organisationer gör inga arrangemang för affärskontinuitet så snart som möjligt. Istället för att planera sin återhämtning från början, väntar de tills incidenten är över, och hanterar varje skede av incidenten i följd. Detta leder till en långvarig återhämtning med händelsens svans som drar ut på tiden mycket längre än den borde. Detta tillvägagångssätt ökar bara de ekonomiska, anseende och operativa effekterna av incidenten. Underlåtenhet att aktivera den strategiska krishanteringsgruppen kan också lämna organisationen och dess ledningsgrupp sårbara. De kan bli överrumplade om händelsen plötsligt eskalerar eller vara oförberedda på en mediefråga om en händelse som de inte vet något om.

Hur löser vi detta då? Hur säkerställer vi ett holistiskt och samordnat svar på en säkerhetsincident?

Aktivering: Aktiveringsprotokoll är väsentliga för att säkerställa att svaret på en säkerhetsincident sker snabbt och att alla lager av responsen är aktiverade. Många organisationer förlitar sig på manuella samtalskaskader för aktivering, där en växel manuellt kommer att ringa alla de som krävs för att svara. Detta kan dock ta en avsevärd tid, vilket drastiskt saktar ner reaktionshastigheten, vilket i sin tur kommer att öka effekten av incidenten. Andra alternativ inkluderar mer informella kaskader, som WhatsApp eller mass-SMS, för att aktivera team. Detta tillvägagångssätt kan dock vara svårt att övervaka och det finns ingen bekräftelse på att individen svarar.

Massaviseringsverktyg är särskilt effektiva för att säkerställa att alla nivåer av svaret aktiveras så snart som krävs och ger tillgång till all information som behövs för att implementera deras aspekt av svaret. Massaviseringsverktyg tillåter också anpassade meddelanden. Till exempel, i en mindre skala incident, kan vi besluta att skicka ett meddelande till krishanteringsteamet endast för information – det finns inget behov av att svara i detta skede. Denna information säkerställer att krishanteringsteamet är medvetet om det skulle komma några mediaförfrågningar och säkerställer att de är redo att stå upp om incidenten eskalerar. Kontakta CHEMTREC för att lära dig mer om våra massaviseringstjänster.

Kommando och kontroll: Kommando- och kontrollstrukturer är avgörande för en effektiv samordning av en incident. FEMAs Incident Command System (ICS) erbjuder en utmärkt modell för att bygga ett kris-, nöd- och incidenthanteringssvar för din organisation. Detta är den modell som CHEMTRECs krislösningar implementerar när man utvecklar planer för kunder. Systemet är flexibelt och skalbart efter incidentens behov, vilket ger tydliga kopplingar mellan de olika planerna och ledningsnivåerna. Det fungerar för alla incidenter, oavsett deras storlek, omfattning eller orsak och bör implementeras för att samordna ett effektivt svar på alla incidenter som inte är business as usual. Se din operativa ledning som en primär kanal mellan de olika ledningsgrupperna. Se till att din affärskontinuitet och återställningsplaneringsledningar har tydliga flöden till Incident Commander via planeringssektionen eller som en direktrapport.

Det är viktigt att implementera en effektiv lednings- och kontrollstruktur med tydliga flöden för kommunikation mellan räddningspersonal. I ett litet svar med tre personer är kommunikationslinjerna enkla och det kanske inte finns något behov av en struktur förutom att ha en nominerad ledare, som kan fatta några slutgiltiga beslut. Men i takt med att incidenten och dess responsgrupp växer är det viktigt att ha tydliga kommunikationslinjer. Se diagrammet nedan som ett exempel. Om insatsteamet växer från 3 till 14 personer växer vi plötsligt från 3 till 91 olika kommunikationslinjer, vilket är ohanterligt. Denna situation kräver en tydlig lednings- och kontrollstruktur, med nivåer av kommunikation, där varje individ har mellan 3 och 5 direkta rapporteringslinjer. Detta säkerställer ett sammanhållet tillvägagångssätt.

Kontakta våra konsulter idag för att lära dig mer om att effektivisera din kommunikation under en incident eller för en översyn av din organisations lednings- och kontrollstrukturer.

Träning, övningar och övningar: RPBS 9 – Response, är tydlig på behovet av träning, övningar och övningar medan RPBS 11 beskriver några specifika träningar och övningar att överväga som en del av ett säkerhetsmedvetandeutbildningsprogram (SATP). Det är dock viktigt att när du utvecklar din SATP bör du se till att både de tekniska och icke-tekniska responselementen i utbildningen beaktas. Anställda kommer att behöva träna och träna på anläggningens layout, specifika faror och den specifika tekniska responsen, samt ha kompetens att arbeta som en del av en bredare och samordnad respons. Tänk på deras förmåga att bygga upp en bild av händelsen – deras situationsmedvetenhet. Tänk på en anställds förmåga att kommunicera effektivt inom sitt eget team och den bredare responsen. Se dessutom till att anställda vet hur man fattar effektiva beslut och implementerar dessa beslut genom specifika ledarskapsförmåga. Utbildning och träning av individer bör vara mycket bredare än bara de tekniska kraven för deras roll; först när detta sker kommer organisationen att kunna implementera en verkligt koordinerad respons. 

För mer information, kolla in vår e-learning Crisis Academy, som ger utbildning i krishantering på grunden för ett effektivt och samordnat svar eller prata med vårt team av specialister om träning ansikte mot ansikte för din organisation.

Det finns mycket mer till effektiva svar på en säkerhetsincident än många organisationer inser. Den goda nyheten är att många organisationer redan har verktygen för att lansera en samordnad och effektiv respons. Genom att koppla ihop kris-, nöd-, incident- och säkerhetshantering genom en enda kommandostruktur och aktiveringsprotokoll kommer organisationen att se mer samordnade och bättre hanterade incidenter, vilket i sin tur kommer att minska både effekterna och varaktigheten av incidenten. Kontakta våra konsulter idag för en genomgång av dina arrangemang och tips för att förbättra ditt svar.