Especialista em Gestão de Eventos e Projetos

Especialista em Gestão de Eventos e Projetos

Tipo de posição: Tempo integral

Localização: Falls Church, VA

Resumo da posição:

O Especialista em Gestão de Eventos e Projetos é responsável por planejar, coordenar e executar iniciativas nacionais de divulgação e eventos presenciais de treinamento em colaboração com agências de resposta a emergências, parceiros governamentais e partes interessadas do setor. Essa função exige um profissional proativo, profissional e autônomo, capaz de gerenciar projetos de alto impacto, interagir com públicos diversos e representar a organização em ambientes públicos.

Esta posição segue um modelo de trabalho híbrido, exigindo presença no escritório três dias por semana, sendo terças e quintas-feiras obrigatórias, e o terceiro dia selecionado em coordenação com o supervisor. A função também inclui viagens extensas (até 50%), incluindo noites, fins de semana e horário estendido para apoiar eventos de treinamento, conferências e iniciativas de campo.

Esta posição se reporta diretamente ao Diretor de Treinamento, Extensão e Parcerias.

Principais deveres e responsabilidades:

Coordenação e Logística de Eventos:

• Lidera o planejamento e a execução de eventos TRANSCAER, sessões de treinamento de resposta e iniciativas nacionais alinhadas com as metas do programa.
• Coordena toda a logística para eventos de treinamento e conferências, incluindo agendamento, planejamento de chamadas, gerenciamento de fornecedores, configuração no local, aluguel de equipamentos, serviço de buffet e envio de materiais, geralmente gerenciando vários fornecedores ou contatos de parceiros simultaneamente.
• Oferece suporte local para eventos nos Estados Unidos e no México, garantindo a execução tranquila e solucionando quaisquer problemas logísticos ou de inscrição. Viaja para os locais dos eventos (até 50% do tempo) para supervisionar a logística e fornecer suporte direto ao Gerente e ao Diretor.
• Encomenda itens promocionais, prêmios, vestuário e materiais para eventos.
• Prepara faturas anuais para o programa de extensão da TRANSCAER e da CHEMREC.

Suporte para Gerente:

• Elabora correspondências com as partes interessadas, incluindo agências governamentais, comunidades locais e parceiros da indústria, garantindo comunicação clara e oportuna em inglês e espanhol.
• Auxilia o gerente e os TOPs com projetos de subsídios anuais, incluindo agendamento de grupos de tarefas de desenvolvimento de treinamento, podcasts, webinars, eventos de treinamento, promoção em mídias sociais e desenvolvimento de vídeos.

Suporte à Gestão de Subsídios:

• Auxilia na preparação, envio e acompanhamento de solicitações de subsídios e relatórios.
• Coordena a coleta de dados e documentação necessários para subsídios, garantindo a conformidade com todos os requisitos do subsídio.
• Monitora os prazos e entregas das concessões, mantendo o gerente e os TOPs informados sobre o progresso e as necessidades futuras.
• Auxilia na solicitação e no rastreamento de todas as despesas de subsídios, faturas e recibos.

Documentação e Relatórios:

• Mantém registros precisos de logística, despesas e custos de viagem.
• Auxilia na preparação de relatórios pós-evento, resumindo sucessos, desafios e lições aprendidas.
• Oferece suporte à criação de apresentações e relatórios em inglês e espanhol para partes interessadas internas e externas.
• Gerencia dados do LMS, pesquisas, listas de inventário e contratos de fornecedores.

Engajamento das partes interessadas:

• Lidera os esforços do programa TRANSCAER México e atua como elo com as agências locais.
• Auxilia no desenvolvimento de materiais de marketing bilíngues e gerencia o alcance de mídias sociais para a TRANSCAER México.
• Supervisiona o site TRANSCAER, em colaboração com o Gerente de Mídia Digital.
• Elabora comunicações para a TRANSCAER México e gerencia eventos e reuniões para a
• Grupo de Trabalho da TRANSCAER México e processa faturas para divulgação aos membros corporativos da TRANSCAER México.
• Atua como elo de ligação com os coordenadores estaduais da TRANSCAER, agências locais de resposta a emergências, ferrovias e comunidades atendidas no México.
• Mantém o Manual do Coordenador do TRANSCAER e o programa de treinamento on-line.
• Lidera o planejamento e a execução do programa anual de Prêmios TRANSCAER, gerenciando a documentação do protocolo e facilitando a coordenação com o Comitê de Prêmios para garantir um processo de reconhecimento bem-sucedido.
• Serve como backup para as caixas de entrada de divulgação e prêmios do CHEMTREC.
• Executa tarefas adicionais conforme designadas.

Qualificações/Preferenciais:

• Experiência comprovada em logística, planejamento de eventos ou coordenação de programas, de preferência em área relacionada a transporte ou segurança.
• Experiência com gestão de subsídios, incluindo relatórios, conformidade e documentação, é preferencial, mas não obrigatória.
• Experiência nos setores de transporte, segurança ou resposta a emergências.

Qualificações/Obrigatório:

• Mais de 2 anos de experiência relevante.
• Fluente em espanhol e inglês (falado e escrito).
• Disponibilidade para viajar até 50%, incluindo noites/fins de semana.
• Fortes habilidades de organização, comunicação e resolução de problemas.
• Proficiência em plataformas Microsoft Office e CRM (por exemplo, Dynamics).
• Capacidade de levantar até 50 libras.
• Alto nível de atenção aos detalhes e capacidade de cumprir prazos em um ambiente de ritmo acelerado
• Capacidade de solucionar problemas em qualquer lugar e se adaptar rapidamente a mudanças ou desafios que surgem no campo.
• Fortes habilidades organizacionais com capacidade de priorizar e gerenciar vários projetos simultaneamente.
• Abordagem proativa e inovadora para resolução de problemas e melhoria contínua.
• Competência no Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e outros softwares de gerenciamento de projetos.
• Experiência com plataformas de reuniões virtuais é um diferencial.
• Deve possuir carteira de motorista válida e ser capaz de viajar de forma independente para vários locais.

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