Semplificazione della risposta alle emergenze: come il coordinamento centralizzato degli incidenti può far risparmiare tempo e migliorare i risultati

Nel mondo frenetico di oggi, le aziende devono essere preparate a qualsiasi emergenza. Quando si verifica una crisi, ogni secondo conta e più rapida è la risposta, minori saranno i danni o le interruzioni causate.

Noi di CHEMTREC siamo specializzati in servizi di risposta alle emergenze 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fungendo da primo punto di contatto per le aziende che affrontano una crisi. Tuttavia, abbiamo notato un collo di bottiglia critico nelle procedure di emergenza di molte aziende: processi di comunicazione interna lenti, macchinosi e frammentati. Uno dei nostri clienti disponeva di un sistema eccessivamente complesso che causava ritardi significativi nei tempi di risposta, finché non li abbiamo aiutati a semplificarlo. Ecco come abbiamo trasformato il loro lungo e articolato processo di risposta alle emergenze in un'operazione più rapida ed efficace.

Il processo tradizionale di risposta alle emergenze: lento e frammentato

Per uno dei nostri clienti, il sistema di risposta alle emergenze era tutt'altro che snello. Quando si verificava un incidente, il responsabile degli acquisti valutava innanzitutto la situazione. Se l'evento soddisfaceva criteri specifici, contattava il primo contatto di emergenza (Contatto di emergenza 1), che aveva l'autorità di contattare un secondo contatto, più tecnico. Quest'ultimo si occupava quindi di attivare il fornitore di servizi di pulizia più appropriato.

Oltre alla risposta tecnica, il Contatto di Emergenza 1 aveva anche la responsabilità di attivare il team di gestione delle crisi dell'azienda. Per farlo, dovevano contattarci telefonicamente presso CHEMTREC, dove avremmo inviato una notifica separata al loro referente esecutivo per le crisi. Quest'ultimo avrebbe poi avviato la propria chiamata a cascata interna.

Quando l'intero processo fu completato, erano trascorse ore cruciali. Questo ritardo non solo prolungò i tempi di inattività dell'azienda, ma creò anche confusione e inefficienze durante i primi, critici momenti di risposta alla crisi.

Come abbiamo semplificato il processo

Sapevamo che esisteva un modo migliore e lo abbiamo dimostrato. Invece di affidarci a più persone distribuite in diversi reparti per coordinare la risposta, abbiamo riunito tutte le operazioni in un unico sistema centralizzato.

Ecco come abbiamo trasformato il loro sistema di risposta alle emergenze:
1. Revisione e riscrittura delle procedure: il primo passo è rivedere i piani e i processi attuali, con particolare attenzione ai criteri di attivazione ed escalation per supportare un'attivazione appropriata e tempestiva. Dedichiamo quindi del tempo alla mappatura del flusso di informazioni tra i decisori critici per identificare percorsi e metodi più rapidi per far arrivare le informazioni giuste ai team e alle persone giuste.

2. Triage e coordinamento centralizzati: con noi come punto di contatto centrale, gestiamo il triage iniziale e la valutazione dell'incidente. Valutiamo immediatamente la portata della situazione, stabiliamo una risposta appropriata e contattiamo le parti interessate più rilevanti. Questo fa risparmiare tempo eliminando passaggi inutili e passaggi di consegne multipli.

3. Attivazione più rapida: invece di affidarci a una complessa catena di comunicazione, ci rivolgiamo direttamente ai referenti necessari, dagli esperti tecnici ai fornitori di servizi di bonifica, per attivare la risposta appropriata. Attraverso il nostro coordinamento degli incidenti
software, inviamo notifiche a tutti i team e alle parti interessate contemporaneamente, attivandole tramite telefono, SMS, e-mail e notifiche push dell'app, riducendo i tempi di attivazione di ore.

4. Consapevolezza della situazione per tutti: il nostro software non si limita a notificare i team, ma fornisce anche un hub centrale in cui tutti i soggetti coinvolti possono acquisire consapevolezza della situazione in tempo reale. Ciò significa che le parti interessate possono accedere alle informazioni più recenti, monitorare l'avanzamento della risposta e collaborare in modo più efficiente per risolvere rapidamente il problema.

5. Avvisi e notifiche personalizzabili: che si tratti di un fornitore di servizi di pulizia, di un team di crisi interno o di un reparto specifico, avvisiamo immediatamente le persone giuste, in base all'entità dell'incidente. In questo modo, non si perde tempo a capire chi contattare.

Collaborazione e coordinamento in tempo reale

Uno degli aspetti più importanti della nostra soluzione è la capacità di fornire alle parti interessate aggiornamenti in tempo reale e un unico punto di informazione. Questo aiuta tutti i soggetti coinvolti a essere sulla stessa lunghezza d'onda fin dall'inizio, evitando ritardi, informazioni mancanti e duplicazioni di sforzi.

Invece di attendere diversi livelli di comunicazione e approvazioni, i nostri strumenti software consentono ai team di agire insieme dal momento in cui l'incidente viene classificato, con piena consapevolezza della situazione di ciò che sta accadendo sul campo.

Successo comprovato: un esempio concreto

Abbiamo implementato con successo questo sistema con diversi nostri clienti, migliorando notevolmente i tempi di risposta e il coordinamento generale. Un cliente ha condiviso la sua esperienza con noi in un recente webinar.

Guarda il nostro webinar per ascoltare direttamente da questo cliente come ha semplificato il processo di risposta alle emergenze, ridotto i tempi di attivazione e migliorato la collaborazione grazie alla nostra soluzione. È un appuntamento imperdibile per qualsiasi organizzazione che desideri migliorare le proprie operazioni di gestione delle crisi.

La conclusione

Il tradizionale processo di risposta alle emergenze può essere lento, complesso e soggetto a incomprensioni. Ma centralizzando il processo di triage, coordinamento e notifica, con la tecnologia e gli strumenti giusti, le aziende possono ridurre drasticamente i tempi necessari per attivare le persone giuste, avviare una risposta e iniziare a risolvere la crisi.

In CHEMTREC, ci impegniamo a fornire alle aziende gli strumenti, la tecnologia e le competenze per gestire le emergenze in modo più efficace. Se la vostra organizzazione si affida ancora a un sistema di risposta alle emergenze frammentato, è ora di cambiare.

Lasciate che vi aiutiamo a semplificare la vostra risposta alle crisi e a far sì che i vostri team collaborino più rapidamente. Contattateci oggi stesso per saperne di più sui nostri servizi o per prenotare una demo del nostro software di coordinamento degli incidenti.