Especialista en gestión de eventos y proyectos

Especialista en gestión de eventos y proyectos

Tipo de puesto: Tiempo completo

Ubicación: Falls Church, VA

Resumen del puesto:

El Especialista en Gestión de Eventos y Proyectos es responsable de planificar, coordinar y ejecutar iniciativas nacionales de divulgación y eventos de capacitación presencial, en colaboración con agencias de respuesta a emergencias, socios gubernamentales y actores del sector. Este puesto requiere una persona proactiva, profesional y con iniciativa, capaz de gestionar proyectos de alto impacto, interactuar con públicos diversos y representar a la organización en entornos públicos.

Este puesto sigue un modelo de trabajo híbrido, que requiere presencia en la oficina tres días a la semana, siendo obligatorios los martes y jueves, y el tercer día se elige en coordinación con el supervisor. El puesto también incluye viajes frecuentes (hasta el 50%), incluyendo tardes, fines de semana y horarios extendidos para apoyar eventos de capacitación, conferencias e iniciativas sobre el terreno.

Este puesto reporta directamente al Director de Capacitación, Difusión y Asociaciones.

Principales funciones y responsabilidades:

Coordinación y Logística de Eventos:

• Dirige la planificación y ejecución de eventos TRANSCAER, sesiones de capacitación de respondedores e iniciativas nacionales alineadas con los objetivos del programa.
• Coordina toda la logística para eventos de capacitación y conferencias, incluida la programación, la planificación de llamadas, la gestión de proveedores, la instalación en el sitio, el alquiler de equipos, el servicio de catering y el envío de materiales, a menudo gestionando varios proveedores o contactos de socios simultáneamente.
• Brinda soporte in situ para eventos en Estados Unidos y México, garantizando una ejecución fluida y solucionando cualquier problema logístico o de registro. Se desplaza a las sedes de los eventos (hasta el 50 % del tiempo) para supervisar la logística y brindar apoyo directo al gerente y al director.
• Realiza pedidos de artículos promocionales, premios, prendas de vestir y materiales para eventos.
• Prepara facturas anuales para el programa de extensión de TRANSCAER y CHEMREC.

Soporte para el gerente:

• Redacta correspondencia con las partes interesadas, incluidas agencias gubernamentales, comunidades locales y socios de la industria, garantizando una comunicación oportuna y clara tanto en inglés como en español.
• Ayuda al gerente de TOP con proyectos de subvenciones anuales, incluida la programación de grupos de tareas de desarrollo de capacitación, podcasts, seminarios web, eventos de capacitación, promoción en redes sociales y desarrollo de videos.

Apoyo a la gestión de subvenciones:

• Ayuda en la preparación, presentación y seguimiento de solicitudes e informes de subvenciones.
• Coordina la recopilación de datos y documentación necesaria para las subvenciones, garantizando el cumplimiento de todos los requisitos de la subvención.
• Supervisa los plazos de concesión y los entregables, manteniendo al Gerente y a los TOP informados sobre el progreso y las necesidades futuras.
• Ayuda a ordenar y rastrear todos los gastos de subvenciones, facturas y recibos.

Documentación e informes:

• Mantiene registros precisos de logística, gastos y costos de viaje.
• Ayuda a preparar informes posteriores al evento, resumiendo los éxitos, los desafíos y las lecciones aprendidas.
• Apoya la creación de presentaciones e informes tanto en inglés como en español para las partes interesadas internas y externas.
• Administra datos de LMS, encuestas, listas de inventario y contratos con proveedores.

Participación de las partes interesadas:

• Lidera los esfuerzos del programa TRANSCAER México y sirve como enlace con las agencias locales.
• Asiste en el desarrollo de materiales de marketing bilingües y administra la difusión en redes sociales para TRANSCAER México.
• Supervisa el sitio web de TRANSCAER, en colaboración con el Gerente de Medios Digitales.
• Redacta comunicaciones para TRANSCAER México y gestiona eventos y reuniones para la
• Grupo de Trabajo de TRANSCAER México, y procesa facturas para la difusión de los Miembros Corporativos de TRANSCAER México.
• Actúa como enlace con los coordinadores estatales de TRANSCAER, las agencias locales de respuesta a emergencias, los ferrocarriles y las comunidades a las que se prestan servicios en México.
• Mantiene el Manual del Coordinador de TRANSCAER y el programa de capacitación en línea.
• Lidera la planificación y ejecución del programa anual de Premios TRANSCAER, gestionando la documentación del protocolo y facilitando la coordinación con el Comité de Premios para garantizar un proceso de reconocimiento exitoso.
• Sirve como respaldo para las bandejas de entrada de divulgación y premios de CHEMTREC.
• Realizar tareas adicionales según se le asignen.

Cualificaciones/Preferible:

• Experiencia comprobada en logística, planificación de eventos o coordinación de programas, preferiblemente en un campo relacionado con el transporte o la seguridad.
• Se prefiere experiencia en gestión de subvenciones, incluidos informes, cumplimiento y documentación, pero no es obligatoria.
• Experiencia en sectores de transporte, seguridad o respuesta a emergencias.

Cualificaciones/Requeridos:

• 2+ años de experiencia relevante.
• Fluido en español e inglés (hablado y escrito).
• Disposición a viajar hasta un 50%, incluidas tardes/fines de semana.
• Fuertes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.
• Competencia en plataformas Microsoft Office y CRM (por ejemplo, Dynamics).
• Capacidad para levantar hasta 50 libras.
• Alto nivel de atención al detalle y capacidad para cumplir plazos en un entorno de ritmo rápido.
• Capacidad para resolver problemas sobre la marcha y adaptarse rápidamente a los cambios o desafíos que surgen en el campo.
• Fuertes habilidades organizativas con capacidad de priorizar y gestionar múltiples proyectos simultáneamente.
• Enfoque proactivo e innovador para la resolución de problemas y la mejora continua.
• Competencia en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y otro software de gestión de proyectos.
• Experiencia con plataformas de reuniones virtuales es un plus.
• Debe tener una licencia de conducir válida y poder viajar de forma independiente a varios lugares.

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