Rationalisierung der Notfallreaktion: Wie eine zentralisierte Vorfallkoordination Zeit sparen und Ergebnisse verbessern kann

In der heutigen schnelllebigen Welt müssen Unternehmen auf jeden Notfall vorbereitet sein. Im Krisenfall zählt jede Sekunde. Je schneller reagiert wird, desto geringer sind die Schäden und Störungen.

CHEMTREC ist auf Notfalldienste rund um die Uhr spezialisiert und fungiert als erste Anlaufstelle für Unternehmen in Krisensituationen. Wir haben jedoch einen kritischen Engpass in den Notfallabläufen vieler Unternehmen festgestellt: langsame, umständliche und fragmentierte interne Kommunikationsprozesse. Einer unserer Kunden hatte ein übermäßig komplexes System, das zu erheblichen Verzögerungen bei den Reaktionszeiten führte – bis wir ihm halfen, es zu vereinfachen. So haben wir seinen langwierigen, mehrstufigen Notfallprozess schneller und effektiver gestaltet.

Der traditionelle Notfallreaktionsprozess: Langsam und fragmentiert

Bei einem unserer Kunden war das Notfallreaktionssystem alles andere als optimiert. Bei einem Vorfall beurteilte zunächst ein Mitarbeiter des Beschaffungsteams die Lage. Erfüllte das Ereignis bestimmte Kriterien, kontaktierte er den ersten Notfallkontakt (Notfallkontakt 1), der wiederum einen zweiten, eher technisch versierten Kontakt kontaktieren durfte. Dieser Kontakt veranlasste dann die Aktivierung des entsprechenden Sanierungsdienstleisters.

Neben der technischen Reaktion war Notfallkontakt 1 auch für die Aktivierung des Krisenmanagementteams des Unternehmens verantwortlich. Dazu musste er uns bei CHEMTREC anrufen, wo wir eine separate Benachrichtigung an den Krisenkontakt der Geschäftsleitung einleiteten. Dieser Kontakt leitete dann die interne Anrufkette ein.

Bis dieser gesamte Prozess abgeschlossen war, waren entscheidende Stunden vergangen. Diese Verzögerung verlängerte nicht nur die Ausfallzeit des Unternehmens, sondern führte auch zu Verwirrung und Ineffizienzen in den kritischen ersten Momenten der Krisenreaktion.

Wie wir den Prozess vereinfacht haben

Wir wussten, dass es einen besseren Weg gibt – und wir haben es bewiesen. Anstatt uns bei der Koordinierung einer Reaktion auf mehrere Mitarbeiter in mehreren Abteilungen zu verlassen, haben wir alle Vorgänge in einem zentralen System zusammengefasst.

So haben wir ihr Notfallreaktionssystem umgestaltet:
1. Überprüfung und Neufassung der Verfahren: Der erste Schritt besteht darin, aktuelle Pläne und Prozesse zu überprüfen. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Aktivierungs- und Eskalationskriterien, um eine angemessene und rechtzeitige Aktivierung zu gewährleisten. Anschließend analysieren wir den Informationsfluss zwischen den wichtigsten Entscheidungsträgern, um schnellere Wege und Methoden zu finden, um die richtigen Informationen an die richtigen Teams und Personen weiterzuleiten.

2. Zentralisierte Triage und Koordination: Wir sind die zentrale Anlaufstelle und übernehmen die erste Triage und Auswertung des Vorfalls. Wir erfassen sofort das Ausmaß der Situation, legen eine angemessene Reaktion fest und kontaktieren die wichtigsten Beteiligten. Das spart Zeit, da unnötige Schritte und Mehrfachübergaben entfallen.

3. Schnellere Aktivierung: Anstatt uns auf eine komplizierte Kommunikationskette zu verlassen, kontaktieren wir direkt die notwendigen Ansprechpartner – von technischen Experten bis hin zu Reinigungsdienstleistern –, um die entsprechende Reaktion zu aktivieren. Durch unsere Vorfallkoordination
Mithilfe der Software lösen wir Benachrichtigungen an alle relevanten Teams und Beteiligten gleichzeitig aus und aktivieren sie per Telefon, SMS, E-Mail und App-Push-Benachrichtigungen, wodurch die Aktivierungszeiten um Stunden verkürzt werden.

4. Situationsbewusstsein für alle: Unsere Software benachrichtigt nicht nur die Teams, sondern bietet auch eine zentrale Anlaufstelle, über die sich alle Beteiligten in Echtzeit über die Situation informieren können. So können die Beteiligten auf die neuesten Informationen zugreifen, den Reaktionsfortschritt überwachen und effizienter zusammenarbeiten, um das Problem schnell zu lösen.

5. Anpassbare Warnmeldungen und Benachrichtigungen: Ob Reinigungsdienst, internes Krisenteam oder eine bestimmte Abteilung – wir benachrichtigen je nach Ausmaß des Vorfalls sofort die richtigen Personen. So wird keine Zeit mit der Suche nach den richtigen Ansprechpartnern verschwendet.

Zusammenarbeit und Koordination in Echtzeit

Einer der wichtigsten Aspekte unserer Lösung ist die Möglichkeit, Stakeholdern Echtzeit-Updates und einen zentralen Informationspunkt bereitzustellen. So sind alle Beteiligten von Anfang an auf dem gleichen Stand und vermeiden Verzögerungen, fehlende Informationen und Doppelarbeit.

Anstatt auf mehrere Kommunikations- und Genehmigungsebenen zu warten, können die Teams mit unseren Softwaretools ab dem Zeitpunkt der Einstufung des Vorfalls gemeinsam handeln und haben dabei volles Situationsbewusstsein für das Geschehen vor Ort.

Nachgewiesener Erfolg: Ein Beispiel aus der Praxis

Wir haben dieses System bei mehreren unserer Kunden erfolgreich implementiert und konnten dadurch die Reaktionszeiten und die Gesamtkoordination drastisch verbessern. Ein Kunde teilte uns seine Erfahrungen in einem kürzlich durchgeführten Webinar mit.

Sehen Sie sich unser Webinar an und erfahren Sie direkt von diesem Kunden, wie er mithilfe unserer Lösung seinen Notfallreaktionsprozess vereinfacht, die Aktivierungszeiten verkürzt und die Zusammenarbeit verbessert hat. Ein Muss für jede Organisation, die ihr Krisenmanagement verbessern möchte.

Das Fazit

Der herkömmliche Notfallreaktionsprozess kann langsam, komplex und anfällig für Missverständnisse sein. Durch die Zentralisierung des Triage-, Koordinations- und Benachrichtigungsprozesses – mit der richtigen Technologie und den richtigen Tools – können Unternehmen die Zeit, die benötigt wird, um die richtigen Personen zu aktivieren, eine Reaktion einzuleiten und mit der Lösung der Krise zu beginnen, drastisch verkürzen.

Bei CHEMTREC haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Unternehmen mit den Werkzeugen, der Technologie und dem Fachwissen auszustatten, um Notfälle effektiver zu bewältigen. Wenn Ihr Unternehmen immer noch auf ein fragmentiertes Notfallreaktionssystem angewiesen ist, ist es Zeit für eine Veränderung.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Krisenreaktion zu optimieren und die Zusammenarbeit Ihrer Teams zu beschleunigen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren oder eine Demo unserer Software zur Vorfallkoordination zu vereinbaren.