活動和專案管理專家

活動和專案管理專家

職位類型：全職

地點：維吉尼亞州福爾斯徹奇

職位摘要：

活動與專案管理專員負責與緊急應變機構、政府合作夥伴和行業利益相關者合作，規劃、協調和執行全國性外展計劃和現場培訓活動。該職位要求應徵者積極主動、專業且具有自主性，能夠管理高影響力的項目，與多元化受眾互動，並在面向公眾的環境中代表組織。

該職位採用混合工作模式，要求每週三天在辦公室，其中週二和週四必須到崗，第三天需與主管協商確定。該職位還需要大量出差（最高可達50%），包括晚上、週末以及為支援培訓活動、會議和實地專案而延長的工作時間。

該職位直接向培訓、外展和夥伴關係總監報告。

主要職責：

活動協調與後勤：

• 領導 TRANSCAER 活動、響應者培訓課程以及與計劃目標一致的國家計劃的規劃和執行。
• 協調培訓活動和會議的所有後勤工作，包括日程安排、規劃電話、供應商管理、現場設置、設備租賃、餐飲和材料運輸，通常同時管理多個供應商或合作夥伴聯絡人。
• 為美國和墨西哥各地的活動提供現場支持，確保活動順利進行，並解決任何後勤或註冊問題。前往活動現場（佔活動時間的50%）監督後勤工作，並為經理和總監提供直接支援。
• 訂購促銷品、獎品、服飾和活動材料。
• 為 TRANSCAER 和 CHEMREC 的外展計劃準備年度發票。

經理支援：

• 起草與利害關係人（包括政府機構、當地社區和產業合作夥伴）的通信，確保及時且清楚地使用英語和西班牙語進行溝通。
• 協助 TOP 經理完成年度資助項目，包括安排培訓發展任務小組、播客、網路研討會、培訓活動、社群媒體推廣和影片開發。

贈款管理支援：

• 協助準備、提交和追蹤撥款申請和報告。
• 協調收集贈款所需的數據和文件，確保遵守所有贈款要求。
• 監控授權期限和交付成果，讓經理和 TOP 了解進度和即將出現的需求。
• 協助訂購和追蹤所有補助費用、發票和收據。

文件和報告：

• 保持物流、支出和差旅費用的準確記錄。
• 協助準備活動後報告，總結成功、挑戰和經驗教訓。
• 支援為內部和外部利害關係人創建英語和西班牙語的簡報和報告。
• 管理 LMS 數據、調查、庫存清單和供應商合約。

利害關係人參與：

• 領導 TRANSCAER México 計畫的工作並擔任與當地機構的聯絡人。
• 協助開發雙語行銷資料並管理 TRANSCAER México 的社群媒體推廣。
• 與數位媒體經理合作，監督 TRANSCAER 網站。
• 為 TRANSCAER México 起草通訊並管理活動和會議
• TRANSCAER 墨西哥任務組，並處理 TRANSCAER 墨西哥企業會員外展活動的發票。
• 擔任 TRANSCAER 州協調員、當地緊急救援機構、鐵路和墨西哥服務社區的聯絡人。
• 維護 TRANSCAER 協調員手冊和線上培訓計劃。
• 領導年度 TRANSCAER 獎項計劃的規劃和執行，管理協議文件並促進與獎項委員會的協調，以確保表彰過程的成功。
• 充當 CHEMTREC 外展和獎勵收件匣的備份。
• 執行指派的額外職責。

資格/偏好：

• 具有物流、活動規劃或專案協調方面的經驗，最好是在運輸或安全相關領域。
• 具贈款管理經驗（包括報告、合規和文件）者優先，但非強制要求。
• 在運輸、安全或緊急應變領域的經驗。

資格/要求：

• 2年以上相關經驗。
• 能說流利的西班牙語和英語（口語和書面語）。
• 願意接受最多 50% 的出差時間，包括晚上/週末。
• 較強的組織、溝通和解決問題的能力。
• 熟練使用 Microsoft Office 和 CRM 平台（例如 Dynamics）。
• 能夠舉起 50 磅的重物。
• 高度關注細節並能夠在快節奏的環境中按時完成任務
• 能夠隨時排除故障並快速適應現場出現的變化或挑戰。
• 具有強大的組織能力，能夠同時確定多個專案的優先順序並進行管理。
• 積極主動、創新地解決問題並持續改善。
• 熟練使用 Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）和其他專案管理軟體。
• 具虛擬會議平台經驗者優先。
• 必須持有有效的駕駛執照並能夠獨立前往各個地點。

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