Kujiunga na Kufanya Kazi katika Mgogoro, Jibu la Dharura, na Usalama katika Sekta ya Kemikali

Viwango vya Kikemikali vya Kupambana na Ugaidi (CFATS) Viwango vya Utendaji vinavyotokana na Hatari (RBPS) 9 - Jibu, inasema kwa usahihi kwamba majibu ya dharura na majibu ya usalama kwa tukio hayapaswi kuchanganyikiwa. Wawili hao ni tofauti, lakini wanapongeza. Wakati majibu ya dharura, au mpango wa usimamizi wa shida unashughulikia athari kubwa za tukio hilo, mpango wa usalama unashughulikia maswala maalum ya usalama yaliyoibuliwa na tukio hilo kwa kiwango cha busara. Je! Mipango hii inafananaje? Je! Mashirika yanapaswa kujipanga vipi ili kuhakikisha shughuli za usalama na majibu mapana yanaratibiwa? Je! Ni mipango mingine gani inayoweza kuhitajika kujibu vyema athari za tukio la usalama?  

Wacha tuanze na dhana kadhaa za kimsingi na tuainishe vitu anuwai ambavyo tunazingatia kuwa muhimu kwa jibu la mafanikio kwa tukio la usalama. Ikumbukwe hapa kuna ulimwengu wote wa istilahi karibu na usimamizi wa shida na majibu ya dharura, na maneno mengi yanatumiwa kwa kubadilishana. Kwa madhumuni ya uwazi na kwa nakala hii, tutaelezea kwa ufupi jinsi tunavyotumia maneno anuwai anuwai na kile tunachofikiria kuwa vitu vya msingi vya majibu ya usalama yenye mafanikio.

• Usimamizi wa Mgogoro: usimamizi wa tukio kwa maana yake pana, katika kiwango cha kimkakati, kawaida katika kiwango cha ushirika, kwa kiasi kikubwa inazingatia athari za kifedha na sifa za tukio hilo, na vile vile kuhakikisha wale wanaoshughulikia athari za kiutendaji na kiutendaji wana rasilimali wanazohitaji kutekeleza jukumu lao. Hii inasisitizwa na mpango wa usimamizi wa shida.
• Usimamizi wa Dharura: usimamizi wa tukio hilo katika kiwango cha busara, kawaida kiwango cha tovuti. Hapa wajibuji wanawajibika kwa uratibu wa shughuli ili kuhakikisha tukio hilo linashughulikiwa na kuhakikisha uratibu wa tovuti pana. Hii inasisitizwa na mpango wa kukabiliana na dharura, mpango wa kukabiliana na tovuti, au kitu kama hicho.
• Usimamizi wa Matukio: majibu ya kisa kwa tukio hilo, jukumu la mikono ambapo shughuli za mwili hufanywa. Kunaweza kuwa na timu kadhaa za usimamizi wa matukio. Kwa mfano, timu moja ya usimamizi wa tukio inaweza kuwa ikifanya kazi kwa majibu ya usalama, wakati nyingine inashughulikia athari za tukio la usalama kwenye shughuli za wavuti, kama vile kuwa na uharibifu wowote na kupunguza athari pana. Timu hii inafanya kazi katika kiwango cha utendaji. Timu za usimamizi wa tukio zinaweza kufanya kazi moja kwa moja na wajibu wengine, kama msaada wa kuzima moto, msaada wa matibabu, msaada wa kupona kwa kumwagika hatari, timu za kurudisha mazingira, na utekelezaji wa sheria za mitaa. Timu zinaweza kupeleka taratibu maalum za uendeshaji wa dharura hapa au mipango ya shughuli za dharura.
• Timu ya Mwendelezo wa Biashara: wakati timu za mzozo, dharura, na matukio ya kufanya kazi kujibu tukio hilo, timu ya mwendelezo wa biashara itazingatia athari ya tukio hilo kwenye shughuli za tovuti na kuamua mpango wa kurejesha shughuli hizo kulingana na mapema rasilimali zilizokubaliwa. Kwa mfano, tukio la usalama linaweza kunyima tovuti tovuti vifaa muhimu au inaweza kusababisha tovuti kuzima shughuli zake zote au sehemu. Timu ya mwendelezo wa biashara inawajibika kuhakikisha kuna mpango ili tovuti au kampuni pana iweze kuendelea kutimiza majukumu yake kwa wateja wake, bila kujali tukio hilo. 

Jibu bora kwa tukio litaonekana kama hii:

Mara nyingi mashirika huzingatia tu jibu la kiwango cha kwanza, au cha pili katika kiwango cha tovuti. Mashirika mengi hayatumii mipangilio ya mwendelezo wa biashara haraka iwezekanavyo. Badala ya kupanga kupona kwao tangu mwanzo, wanasubiri hadi tukio liishe, wakishughulikia kila hatua ya tukio hilo mfululizo. Hii inasababisha kupona kwa muda mrefu na mkia wa tukio hilo ukivuta kwa muda mrefu zaidi kuliko inavyopaswa. Njia hii inaongeza tu athari za kifedha, sifa, na utendaji wa tukio hilo. Kushindwa kuamsha timu ya kimkakati ya usimamizi wa mzozo pia kunaweza kuondoka kwa shirika, na timu yake ya utendaji kuwa katika hatari. Wanaweza kushikwa walinzi ikiwa tukio linakua ghafla au hawajajiandaa kwa swali la media juu ya tukio, hawajui chochote kuhusu.

Je! Tunashughulikiaje hii? Je! Tunahakikishaje mwitikio kamili na ulioratibiwa kwa tukio la usalama?

Uanzishaji: Itifaki za uanzishaji ni muhimu kuhakikisha kuwa majibu ya tukio la usalama ni ya haraka na kwamba safu zote za majibu zinaamilishwa. Mashirika mengi hutegemea kasino za mwongozo kwa uanzishaji, ambapo kibodi kitabadilisha kwa mikono wale wote wanaohitajika kujibu. Walakini, hii inaweza kuchukua muda mwingi, ikipunguza kasi ya majibu, ambayo nayo itaongeza athari za tukio hilo. Njia zingine ni pamoja na kasino zisizo rasmi, kama WhatsApp au SMS nyingi, kuamsha timu. Walakini, njia hii inaweza kuwa ngumu kufuatilia na hakuna uthibitisho kwamba mtu huyo anajibu.

Zana za kuarifu misa ni bora sana katika kuhakikisha viwango vyote vya majibu vimeamilishwa haraka iwezekanavyo na kutoa ufikiaji wa habari zote zinazohitajika kutekeleza nyanja yao ya majibu. Zana za kuarifu misa pia huruhusu arifa iliyogeuzwa kukufaa. Kwa mfano, katika tukio dogo, tunaweza kuamua kutuma arifa kwa timu ya usimamizi wa shida kwa habari tu - hakuna haja ya kujibu katika hatua hii. Habari hii inahakikisha timu ya usimamizi wa mgogoro inafahamu, ikiwa kutakuwa na maswali yoyote ya media, na inahakikisha wako tayari kusimama ikiwa tukio litaongezeka. Wasiliana na CHEMTREC kujifunza zaidi kuhusu huduma zetu za kuarifiwa kwa wingi.

Amri na Udhibiti: Miundo ya amri na udhibiti ni muhimu kwa uratibu mzuri wa tukio. Mfumo wa Amri ya Tukio la FEMA (ICS) inatoa na mfano bora wa kujenga jibu, dharura, na majibu ya usimamizi wa tukio kwa shirika lako. Huu ndio mfano ambao Ufumbuzi wa Mgogoro wa CHEMTREC unatekelezwa wakati wa kuandaa mipango ya wateja. Mfumo huo ni rahisi kubadilika na kutisha kwa mahitaji ya tukio hilo, ikitoa uhusiano wazi kati ya mipango tofauti na viwango vya amri. Inafanya kazi kwa matukio yote, bila kujali saizi, upeo, au sababu na inapaswa kutekelezwa kwa kuratibu jibu linalofaa kwa tukio lolote ambalo sio biashara kama kawaida. Fikiria mwongozo wako wa utendaji kama mfereji wa kimsingi kati ya timu anuwai za amri. Hakikisha mwendelezo wako wa biashara na upangaji wa urejeshi una malisho wazi kwa Kamanda wa Tukio kupitia sehemu ya mipango au kama ripoti ya moja kwa moja.

Utekelezaji wa amri bora na muundo wa kudhibiti na mtiririko wazi wa mawasiliano kati ya wajibu ni muhimu. Katika jibu dogo likijumuisha watu watatu, njia za mawasiliano ni rahisi na huenda kusiwe na hitaji la muundo zaidi ya kuwa na kiongozi aliyeteuliwa, ambaye anaweza kufanya maamuzi yoyote ya mwisho. Walakini, wakati tukio na timu ya majibu inakua, kuwa na njia wazi za mawasiliano ni muhimu. Angalia mfano hapa chini kama mfano. Ikiwa timu ya majibu inakua kutoka kwa wafanyikazi 3 hadi 14, ghafla tunakua kutoka 3 hadi 91 njia tofauti za mawasiliano, ambayo haiwezi kudhibitiwa. Hali hii inahitaji amri wazi na muundo wa kudhibiti, na safu za mawasiliano zenye safu, na kila mtu ana kati ya 3 na 5 njia za moja kwa moja za kuripoti. Hii inahakikisha njia iliyojiunga.

Wasiliana na washauri wetu leo kujifunza zaidi juu ya kurahisisha mawasiliano yako wakati wa tukio au kukaguliwa kwa maagizo na miundo ya udhibiti wa shirika lako.

Mafunzo, mazoezi na mazoezi: RPBS 9 - Jibu, ni wazi juu ya hitaji la mafunzo, kuchimba visima, na mazoezi wakati RPBS 11 inaelezea mafunzo na mazoezi maalum ya kuzingatia kama sehemu ya Programu ya Mafunzo ya Uhamasishaji Usalama (SATP). Walakini, ni muhimu kwamba wakati wa kukuza SATP yako unapaswa kuhakikisha kuwa mambo ya majibu ya kiufundi na yasiyo ya kiufundi ya mafunzo yanazingatiwa. Wafanyakazi watahitaji kufundisha na kufanya mazoezi juu ya muundo wa kituo, hatari maalum, na majibu maalum ya kiufundi, na pia kuwa na ujuzi wa kufanya kazi kama sehemu ya majibu mapana na yaliyoratibiwa. Fikiria uwezo wao wa kujenga picha ya tukio hilo - ufahamu wao wa hali. Fikiria uwezo wa mfanyakazi wa kuwasiliana kwa ufanisi ndani ya timu yao na majibu mapana. Kwa kuongeza, hakikisha wafanyikazi wanajua jinsi ya kufanya maamuzi bora na kutekeleza maamuzi hayo kupitia stadi maalum za uongozi. Mafunzo na utumiaji wa watu binafsi lazima iwe pana zaidi kuliko mahitaji ya kiufundi ya jukumu lao; tu wakati hii itafanyika ndipo shirika litaweza kupeleka majibu yaliyoratibiwa kweli. 

Kwa habari zaidi, angalia yetu e-kujifunza Mgogoro Academy, ambayo hutoa mafunzo ya usimamizi wa shida juu ya misingi ya majibu madhubuti na yaliyoratibiwa au zungumza na timu yetu ya wataalamu juu ya mafunzo ya ana kwa ana kwa shirika lako.

Kuna mengi zaidi kwa jibu bora kwa tukio la usalama basi mashirika mengi hutambua. Habari njema ni kwamba mashirika mengi tayari yana zana za kuzindua mwitikio ulioratibiwa na mzuri. Kwa kuunganisha mgogoro, dharura, tukio na usimamizi wa usalama kupitia muundo mmoja wa amri na itifaki ya uanzishaji, shirika litaona matukio yaliyoratibiwa na kusimamiwa vizuri, ambayo yatapunguza athari na muda wa tukio hilo. Wasiliana na washauri wetu leo kwa ukaguzi wa mipangilio yako na vidokezo vya kuboresha majibu yako.