イベント＆プロジェクト管理スペシャリスト

イベント＆プロジェクト管理スペシャリスト

職種: フルタイム

場所: バージニア州フォールズチャーチ

ポジション概要:

イベント＆プロジェクトマネジメントスペシャリストは、緊急対応機関、政府機関、そして業界のステークホルダーと協力し、全国規模のアウトリーチ活動や対面式の研修イベントを企画、調整、実行する責任を負います。この役割には、影響力の大きいプロジェクトを管理し、多様なオーディエンスと関わり、対外的な場で組織を代表できる、積極的かつ専門的、そして自発的な人材が求められます。

このポジションはハイブリッドワークモデルを採用しており、週3日のオフィス勤務が必須となります。火曜日と木曜日は必須で、3日目は上司と調整の上、勤務日を選択します。また、研修イベント、会議、現場活動への参加など、夜間、週末、長時間労働を含む出張（最大50%）も含まれます。

この役職は、トレーニング、アウトリーチ、パートナーシップ担当ディレクターに直接報告します。

主な職務と責任:

イベントの調整とロジスティクス:

• TRANSCAER イベント、対応者トレーニング セッション、プログラム目標に沿った国家的取り組みの計画と実行を主導します。
• スケジュール、通話の計画、ベンダー管理、オンサイト設定、機器のレンタル、ケータリング、資材の発送など、トレーニング イベントや会議のすべてのロジスティクスを調整し、多くの場合、複数のベンダーやパートナーの連絡先を同時に管理します。
• 米国およびメキシコ全土で開催されるイベントにおいて、オンサイトサポートを提供し、スムーズなイベント運営と、ロジスティクスや登録に関する問題のトラブルシューティングを行います。イベント会場への出張（最大50%）を行い、ロジスティクスの監督とマネージャーおよびディレクターへの直接サポートを行います。
• 販促品、賞品、アパレル、イベント資材などを注文します。
• TRANSCAER および CHEMREC のアウトリーチ プログラムの年間請求書を作成します。

マネージャーのサポート:

• 政府機関、地域社会、業界パートナーなどの関係者との文書を作成し、英語とスペイン語の両方でタイムリーかつ明確なコミュニケーションを確保します。
• トレーニング開発タスク グループ、ポッドキャスト、ウェビナー、トレーニング イベント、ソーシャル メディア プロモーション、ビデオ開発のスケジュール設定を含む年間助成金プロジェクトでマネージャーの TOP を支援します。

助成金管理サポート:

• 助成金申請書および報告書の作成、提出、追跡を支援します。
• 助成金に必要なデータと文書の収集を調整し、すべての助成金要件に準拠していることを確認します。
• 助成金の期限と成果物を監視し、マネージャーと TOP に進捗状況と今後のニーズを報告します。
• すべての助成金費用、請求書、領収書の発注と追跡を支援します。

ドキュメントとレポート:

• 物流、支出、旅費の正確な記録を維持します。
• イベント後のレポートの作成を支援し、成功、課題、教訓をまとめます。
• 社内外の関係者向けに英語とスペイン語の両方でプレゼンテーションとレポートの作成をサポートします。
• LMS データ、アンケート、在庫リスト、ベンダー契約を管理します。

ステークホルダーエンゲージメント：

• TRANSCAER México プログラムの取り組みを主導し、現地機関との連絡役を務めます。
• バイリンガル マーケティング資料の開発を支援し、TRANSCAER México のソーシャル メディア アウトリーチを管理します。
• デジタル メディア マネージャーと協力して、TRANSCAER Web サイトを管理します。
• TRANSCAERメキシコのコミュニケーションを起草し、イベントや会議を管理します。
• TRANSCAER México タスク グループに所属し、TRANSCAER México 企業メンバー向けアウトリーチの請求書を処理します。
• TRANSCAER の州コーディネーター、地元の緊急対応機関、鉄道、およびメキシコでサービスを受けているコミュニティとの連絡役を務めます。
• TRANSCAER コーディネーター ハンドブックとオンライン トレーニング プログラムを管理します。
• 毎年開催される TRANSCAER Awards プログラムの企画と実行を主導し、プロトコル文書を管理し、表彰委員会との調整を促進して、表彰プロセスの成功を確実にします。
• CHEMTREC アウトリーチおよびアワードの受信トレイのバックアップとして機能します。
• 割り当てられた追加の職務を遂行します。

資格/望ましい条件:

• 物流、イベント企画、プログラム調整の実績のある経験。輸送または安全関連の分野での経験が望ましい。
• 報告、コンプライアンス、文書化を含む助成金管理の経験があれば望ましいですが、必須ではありません。
• 輸送、安全、または緊急対応分野での経験。

資格/必須:

• 2年以上の関連経験。
• スペイン語と英語（会話と書き言葉）に堪能。
• 夜間/週末を含め、最大 50% の出張が可能です。
• 優れた組織力、コミュニケーション力、問題解決能力。
• Microsoft Office および CRM プラットフォーム (Dynamics など) に精通していること。
• 最大50ポンドまで持ち上げる能力。
• 細部への高い注意力と、ペースの速い環境において期限を守る能力
• 外出先でトラブルシューティングを行い、現場で発生する変更や課題に迅速に対応できる能力。
• 複数のプロジェクトを同時に優先順位付けして管理できる優れた組織スキル。
• 問題解決と継続的な改善に対する積極的かつ革新的なアプローチ。
• Microsoft Office (Word、Excel、PowerPoint) およびその他のプロジェクト管理ソフトウェアのスキル。
• 仮想会議プラットフォームの経験があれば有利です。
• 有効な運転免許証を所持し、さまざまな場所に自力で移動できる必要があります。

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