Redazione delle schede di sicurezza: esternalizzare o gestire internamente?

Le schede di dati di sicurezza (SDS) sono essenziali per comunicare informazioni sui rischi chimici, istruzioni per la manipolazione sicura, misure di emergenza e dettagli normativi in tutto il luogo di lavoro e lungo la catena di fornitura. Per le aziende che producono, importano, distribuiscono o utilizzano sostanze chimiche pericolose, la redazione delle SDS è molto più di una semplice attività di documentazione. Richiede accuratezza tecnica, conoscenza delle normative e un processo di revisione coerente.

Una decisione fondamentale riguarda la scelta tra gestire internamente la redazione delle schede di sicurezza o affidarsi a un fornitore esterno.

Punto chiave da ricordare

La scelta tra la redazione delle schede di sicurezza (SDS) in outsourcing e quella interna dipende dalle risorse aziendali, dalla complessità del prodotto e dalle esigenze normative. L'outsourcing può offrire supporto specializzato e scalabilità, mentre la redazione interna garantisce alle aziende un maggiore controllo diretto. Per molte organizzazioni, un approccio ibrido rappresenta un buon compromesso tra accuratezza, efficienza e supervisione interna.

Che cosa sono i servizi di redazione di schede di sicurezza (SDS)?

I servizi di redazione di SDS aiutano le organizzazioni a creare, rivedere, aggiornare e gestire le schede di dati di sicurezza per i prodotti chimici. Questi documenti seguono in genere il formato SDS a 16 sezioni e includono informazioni quali identificazione del prodotto, pericoli, composizione, misure di primo soccorso, manipolazione e stoccaggio, controlli dell'esposizione e informazioni normative.

Per approfondire il processo di sviluppo di una Scheda di Dati di Sicurezza, leggi il blog di CHEMTREC sull'argomento: Come creare una Scheda di Dati di Sicurezza negli Stati Uniti .

Negli Stati Uniti, le schede di dati di sicurezza (SDS) devono essere conformi allo standard OSHA sulla comunicazione dei rischi. L'attuale standard OSHA sulla comunicazione dei rischi è allineato principalmente alla settima revisione del Sistema armonizzato a livello globale per la classificazione e l'etichettatura delle sostanze chimiche delle Nazioni Unite, comunemente noto come GHS. Secondo l'Appendice D dell'OSHA , le SDS devono includere le informazioni richieste nelle sezioni 1-11 e 16. Le sezioni 12-15 possono essere incluse, ma non sono obbligatorie secondo l'OSHA.

Quando l'esternalizzazione della redazione delle schede di sicurezza ha senso

L'esternalizzazione della redazione delle schede di sicurezza (SDS) può essere una soluzione ideale per le aziende che non dispongono di personale dedicato agli aspetti normativi o che necessitano di supporto per più prodotti, regioni o lingue.

Un fornitore specializzato nella redazione di schede di sicurezza (SDS) può contribuire a ridurre il carico di lavoro dei team interni, mettendo a disposizione competenze normative, esperienza nella redazione tecnica e processi di revisione della qualità. Ciò può risultare particolarmente utile quando i prodotti presentano formulazioni complesse, molteplici classificazioni di pericolo o aggiornamenti frequenti.

Per le aziende che operano in diverse giurisdizioni, i requisiti relativi alle schede di sicurezza (SDS) possono variare a seconda del paese o della regione. Il blog di CHEMTREC, "Un solo prodotto chimico, molti standard: orientarsi tra le diverse SDS a livello mondiale" , spiega perché l'allineamento globale delle SDS può essere complesso.

L'esternalizzazione può anche offrire costi più prevedibili, poiché le aziende possono dimensionare il supporto in base al volume del progetto anziché mantenere un team interno completo.

Tuttavia, l'esternalizzazione richiede comunque una comunicazione chiara. Dati sul prodotto, dettagli sulla formulazione, uso previsto e requisiti regionali devono essere condivisi in modo accurato.

Quando la redazione interna delle schede di sicurezza ha senso

Gestire internamente la redazione delle schede di sicurezza (SDS) può essere una soluzione ideale per le aziende che dispongono di personale qualificato in materia di regolamentazione, che effettuano frequenti modifiche ai prodotti o che possiedono una conoscenza altamente specializzata dei prodotti stessi.

I team interni hanno spesso accesso diretto ai dati di formulazione, alle informazioni sui test e ai responsabili di prodotto, il che può velocizzare gli aggiornamenti. La redazione interna offre inoltre alle aziende un maggiore controllo sullo stile dei documenti, sulle tempistiche di revisione e sulle fasi di approvazione interne.

La sfida consiste nel fatto che la redazione delle schede di sicurezza (SDS) richiede investimenti continui. I team necessitano di formazione, software, monitoraggio normativo e controllo qualità. Se l'azienda opera in più mercati, i redattori interni potrebbero anche dover conoscere i requisiti regionali in materia di SDS e le relative norme di classificazione.

Redazione di schede di sicurezza in outsourcing vs. interna: un rapido confronto

Un modello ibrido di creazione di schede di sicurezza è l'opzione migliore?

Per molte organizzazioni, l'approccio migliore non è né completamente esternalizzato né completamente interno. Un modello ibrido può consentire ai team interni di fornire la conoscenza del prodotto e la revisione finale, mentre un fornitore esterno si occupa di classificazione, redazione, formattazione, traduzione o aggiornamenti normativi.

Questo approccio può contribuire a bilanciare il controllo interno con il supporto esterno specializzato. Può inoltre rivelarsi utile per le aziende che dispongono di risorse interne in materia di regolamentazione, ma necessitano di ulteriore supporto durante il lancio di nuovi prodotti, le acquisizioni o importanti progetti di aggiornamento delle schede di sicurezza, come il recente aggiornamento HazCom dell'OSHA.

Lista di controllo decisionale per la redazione delle schede di sicurezza

Valuta la possibilità di esternalizzare la redazione delle schede di sicurezza se la tua azienda:

• Dispone di risorse normative interne limitate
• Sono necessarie schede di sicurezza per più regioni o lingue
• Ha un elevato volume di SDS da creare o aggiornare
• Richiede un servizio esterno di revisione della qualità e supporto nella redazione.
• È necessario ridurre il carico di lavoro dei team interni.

Valuta la possibilità di redigere le schede di sicurezza internamente se la tua azienda:

• Dispone di personale qualificato in materia di regolamentazione.
• Apporta frequenti modifiche al prodotto o alla formulazione
• Necessita di uno stretto controllo su ogni aggiornamento SDS
• Dispone di un volume sufficiente a coprire i costi del software e del personale.
• È in grado di mantenere processi di formazione continua e di revisione della qualità.

Come CHEMTREC può soddisfare le esigenze relative alle schede di sicurezza

CHEMTREC offre servizi di redazione di schede di dati di sicurezza (SDS) per aiutare le organizzazioni a creare e mantenere SDS accurate. Il servizio di redazione di SDS di CHEMTREC è supportato da specialisti certificati SDSRP (Certified Safety Data Sheet Registered Professional) e da processi di revisione della qualità per aiutare le organizzazioni a creare SDS accurate e coerenti.

Per le aziende che necessitano anche di supporto per la disponibilità e la distribuzione delle schede di sicurezza (SDS), CHEMTREC offre SDS Access , un servizio di accesso web sicuro e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, alle librerie di schede di sicurezza con funzionalità di ricerca, e SDS Distribution, un servizio che facilita la condivisione delle schede di sicurezza con distributori, appaltatori e clienti autorizzati, su richiesta.

Le organizzazioni possono inoltre rafforzare le proprie competenze interne attraverso le opzioni di formazione sui materiali pericolosi offerte da CHEMTREC , che supportano i team coinvolti nella gestione, nell'imballaggio, nella spedizione di materiali pericolosi e nel rispetto dei requisiti normativi applicabili.