Insieme per lavorare in risposta a crisi, emergenze e sicurezza nel settore chimico

Il Chemical Facility Anti-Terrorism Standards (CFATS) Risk-Based Performance Standard (RBPS) 9 – Response, giustamente sottolinea che la risposta di emergenza e la risposta di sicurezza a un incidente non devono essere confuse. I due sono separati, ma complementari. Mentre la risposta all'emergenza, o piano di gestione delle crisi, si occupa delle più ampie implicazioni dell'incidente, il piano di sicurezza si occupa delle questioni di sicurezza specifiche sollevate dall'incidente a livello tattico. Come si combinano questi piani? Come dovrebbero organizzarsi le organizzazioni per garantire che le operazioni di sicurezza e la risposta più ampia siano coordinate? Quali altri piani potrebbero essere necessari per rispondere efficacemente agli impatti di un incidente di sicurezza?  

Iniziamo con alcuni concetti di base e delineamo i vari elementi che consideriamo cruciali per una risposta efficace a un incidente di sicurezza. Va notato che qui c'è un intero mondo di terminologia intorno alla gestione delle crisi e alla risposta alle emergenze, con molti termini usati in modo intercambiabile. Per motivi di chiarezza e per questo articolo, delineeremo brevemente come utilizziamo i vari termini chiave e quali consideriamo gli elementi fondamentali di una risposta di sicurezza di successo.

• Crisis Management: la gestione di un incidente nella sua accezione più ampia, a livello strategico, di solito a livello aziendale, in gran parte focalizzata sugli impatti finanziari e reputazionali dell'incidente, oltre a garantire che coloro che si occupano degli impatti tattici e operativi abbiano il risorse di cui hanno bisogno per svolgere il proprio ruolo. Ciò è sostenuto da un piano di gestione delle crisi.
• Gestione delle emergenze: la gestione dell'incidente a livello tattico, solitamente a livello di sito. Qui i soccorritori sono responsabili del coordinamento delle attività per garantire che l'incidente venga affrontato e per garantire il coordinamento del sito più ampio. Ciò è sostenuto da un piano di risposta alle emergenze, un piano di risposta del sito o qualcosa di simile.
• Incident Management: la risposta fisica all'incidente, un ruolo pratico in cui vengono intraprese attività fisiche. Potrebbero essere presenti diversi team di gestione degli incidenti. Ad esempio, un team di gestione degli incidenti può lavorare sulla risposta di sicurezza, mentre un altro si occupa degli impatti dell'evento di sicurezza sulle operazioni del sito, come contenere eventuali danni e mitigare gli impatti più ampi. Questa squadra lavora a livello operativo. È probabile che i team di gestione degli incidenti collaborino direttamente con altri soccorritori, come il supporto antincendio, il supporto medico, il supporto per il recupero di fuoriuscite pericolose, i team di ripristino ambientale e le forze dell'ordine locali. Le squadre possono implementare specifiche procedure operative permanenti di emergenza qui o piani operativi di emergenza.
• Team di continuità operativa: mentre i team di gestione delle crisi, delle emergenze e degli incidenti operano per rispondere all'incidente, il team di continuità operativa prenderà in considerazione l'impatto che l'incidente ha sulle operazioni del sito e determinerà un piano per ripristinare tali attività in linea con le - risorse concordate. Ad esempio, l'incidente di sicurezza potrebbe aver privato il sito di forniture essenziali o potrebbe aver portato il sito a chiudere tutte o parte delle sue operazioni. Il team di continuità operativa è responsabile di garantire che vi sia un piano in modo che il sito o l'azienda più ampia possano continuare a soddisfare i propri obblighi nei confronti dei propri clienti, indipendentemente dall'incidente. 

La risposta efficace a un incidente sarà simile a questa:

Troppo spesso le organizzazioni considerano solo la risposta di primo o secondo livello a livello di sito. Molte organizzazioni non adottano accordi di continuità operativa il prima possibile. Invece di pianificare il loro recupero dall'inizio, aspettano che l'incidente sia finito, affrontando ogni fase dell'incidente in sequenza. Ciò porta a un recupero prolungato con la coda dell'incidente che si trascina molto più a lungo di quanto dovrebbe. Questo approccio aumenta solo gli impatti finanziari, reputazionali e operativi dell'incidente. Anche la mancata attivazione del team di gestione strategica delle crisi può rendere vulnerabile l'organizzazione e il suo team esecutivo. Possono essere colti alla sprovvista se l'incidente si intensifica improvvisamente o essere impreparati a una domanda dei media su un incidente di cui non sanno nulla.

Come allora affrontiamo questo? Come possiamo garantire una risposta olistica e coordinata a un incidente di sicurezza?

Attivazione: I protocolli di attivazione sono essenziali per garantire che la risposta a un incidente di sicurezza sia rapida e che tutti i livelli della risposta siano attivati. Molte organizzazioni si affidano a chiamate a cascata manuali per l'attivazione, in cui un centralino squillerà manualmente a tutti coloro che sono tenuti a rispondere. Tuttavia, ciò può richiedere una notevole quantità di tempo, rallentando drasticamente la velocità di risposta, che a sua volta aumenterà l'impatto dell'incidente. Altre alternative includono cascate più informali, come WhatsApp o SMS di massa, per attivare i team. Tuttavia, questo approccio può essere difficile da monitorare e non c'è conferma che l'individuo stia rispondendo.

Gli strumenti di notifica di massa sono particolarmente efficaci nell'assicurare che tutti i livelli della risposta siano attivati ​​non appena richiesto e nel fornire accesso a tutte le informazioni necessarie per implementare il loro aspetto della risposta. Gli strumenti di notifica di massa consentono anche notifiche personalizzate. Ad esempio, in un incidente su scala minore, potremmo decidere di inviare una notifica al team di gestione delle crisi solo a scopo informativo: non è necessario rispondere in questa fase. Queste informazioni assicurano che il team di gestione delle crisi sia a conoscenza, in caso di richieste dei media, e che siano pronti a reagire in caso di escalation dell'incidente. Contatta CHEMTREC per saperne di più sui nostri servizi di notifica di massa.

Comando e controllo: Le strutture di comando e controllo sono essenziali per il coordinamento efficace di un incidente. L'Incident Command System (ICS) di FEMA offre un modello eccellente su cui costruire una risposta alla gestione di crisi, emergenze e incidenti per la tua organizzazione. Questo è il modello che le soluzioni di crisi di CHEMTREC implementano durante lo sviluppo di piani per i clienti. Il sistema è flessibile e scalabile alle esigenze dell'incidente, fornendo chiari collegamenti tra i diversi piani e livelli di comando. Funziona per tutti gli incidenti, indipendentemente dalle loro dimensioni, portata o causa e dovrebbe essere implementato per coordinare una risposta efficace a qualsiasi incidente che non sia normale. Considera il tuo comando operativo come un canale principale tra le varie squadre di comando. Assicurati che i tuoi lead di pianificazione della continuità aziendale e del ripristino abbiano feed chiari in Incident Commander tramite la sezione di pianificazione o come riporto diretto.

È essenziale implementare un'efficace struttura di comando e controllo con flussi chiari per la comunicazione tra i soccorritori. In una piccola risposta che include tre persone, le linee di comunicazione sono semplici e potrebbe non esserci bisogno di una struttura diversa da quella di avere un leader nominato, che può prendere qualsiasi decisione finale. Tuttavia, poiché l'incidente e il suo team di risposta crescono, è essenziale disporre di linee di comunicazione chiare. Guarda lo schema qui sotto come esempio. Se il team di risposta cresce da 3 a 14 persone, improvvisamente cresciamo da 3 a 91 diverse linee di comunicazione, il che è ingestibile. Questa situazione richiede una chiara struttura di comando e controllo, con livelli di comunicazione a più livelli, con ogni individuo che ha da 3 a 5 linee dirette di riporto. Ciò garantisce l'approccio congiunto.

Contatta i nostri consulenti oggi per saperne di più su come semplificare la comunicazione durante un incidente o per una revisione delle strutture di comando e controllo della tua organizzazione.

Allenamento, esercitazioni ed esercizi: RPBS 9 – Response, è chiara sulla necessità di formazione, esercitazioni ed esercitazioni mentre RPBS 11 delinea alcuni corsi di formazione ed esercitazioni specifici da considerare come parte di un programma di formazione sulla consapevolezza della sicurezza (SATP). Tuttavia, è fondamentale che quando sviluppi il tuo SATP dovresti assicurarti che siano presi in considerazione sia gli elementi di risposta tecnici che non tecnici della formazione. I dipendenti dovranno formarsi ed esercitarsi sul layout della struttura, sui rischi specifici e sulla risposta tecnica specifica, oltre ad avere le competenze per lavorare come parte di una risposta più ampia e coordinata. Considera la loro capacità di costruire un'immagine dell'incidente: la loro consapevolezza della situazione. Considera la capacità di un dipendente di comunicare in modo efficace all'interno del proprio team e la risposta più ampia. Inoltre, assicurati che i dipendenti sappiano come prendere decisioni efficaci e implementarle attraverso specifiche capacità di leadership. La formazione e l'esercizio delle persone dovrebbero essere molto più ampie dei semplici requisiti tecnici del loro ruolo; solo quando ciò avverrà, l'organizzazione sarà in grado di fornire una risposta veramente coordinata. 

Per ulteriori informazioni, consulta il nostro Accademia di crisi dell'e-learning, che fornisce formazione sulla gestione delle crisi sulle basi per una risposta efficace e coordinata o parla con il nostro team di specialisti della formazione faccia a faccia per la tua organizzazione.

C'è molto di più nella risposta efficace a un incidente di sicurezza di quanto molte organizzazioni si rendano conto. La buona notizia è che molte organizzazioni hanno già gli strumenti per lanciare una risposta coordinata ed efficace. Collegando la gestione di crisi, emergenze, incidenti e sicurezza attraverso un'unica struttura di comando e protocollo di attivazione, l'organizzazione vedrà incidenti più coordinati e meglio gestiti, che a loro volta ridurranno sia gli impatti che la durata dell'incidente. Contatta i nostri consulenti oggi per una revisione delle tue disposizioni e suggerimenti per migliorare la tua risposta.