Specialista in gestione di eventi e progetti

Specialista in gestione di eventi e progetti

Tipo di posizione: Tempo pieno

Posizione: Falls Church, VA

Riepilogo della posizione:

Lo Specialista in Gestione Eventi e Progetti è responsabile della pianificazione, del coordinamento e dell'esecuzione di iniziative di sensibilizzazione a livello nazionale e di eventi formativi in presenza, in collaborazione con agenzie di risposta alle emergenze, partner governativi e stakeholder del settore. Questo ruolo richiede una persona proattiva, professionale e autonoma, in grado di gestire progetti ad alto impatto, interagire con un pubblico eterogeneo e rappresentare l'organizzazione in contesti a contatto con il pubblico.

Questa posizione segue un modello di lavoro ibrido, che richiede la presenza in ufficio tre giorni alla settimana, con martedì e giovedì obbligatori, e il terzo giorno scelto in coordinamento con il supervisore. Il ruolo prevede anche numerose trasferte (fino al 50%), comprese le serate, i fine settimana e orari prolungati per supportare eventi di formazione, conferenze e iniziative sul campo.

Questa posizione risponde direttamente al Direttore della Formazione, della Sensibilizzazione e delle Partnership.

Principali mansioni e responsabilità:

Coordinamento e logistica dell'evento:

• Guida la pianificazione e l'esecuzione degli eventi TRANSCAER, delle sessioni di formazione dei soccorritori e delle iniziative nazionali in linea con gli obiettivi del programma.
• Coordina tutta la logistica per eventi formativi e conferenze, tra cui programmazione, pianificazione delle chiamate, gestione dei fornitori, allestimento in loco, noleggio delle attrezzature, catering e spedizione dei materiali, spesso gestendo contemporaneamente più fornitori o contatti con i partner.
• Fornisce supporto in loco per gli eventi negli Stati Uniti e in Messico, garantendone il regolare svolgimento e risolvendo eventuali problemi logistici o di registrazione. Si reca presso le sedi degli eventi (fino al 50% del tempo) per supervisionare la logistica e fornire supporto diretto al Manager e al Direttore.
• Ordina articoli promozionali, premi, abbigliamento e materiali per eventi.
• Prepara fatture annuali per il programma di sensibilizzazione di TRANSCAER e CHEMREC.

Supporto per Manager:

• Redige la corrispondenza con le parti interessate, tra cui agenzie governative, comunità locali e partner industriali, garantendo una comunicazione tempestiva e chiara sia in inglese che in spagnolo.
• Assiste il Manager e i TOP nei progetti di sovvenzione annuali, tra cui la programmazione di gruppi di lavoro per lo sviluppo della formazione, podcast, webinar, eventi formativi, promozione sui social media e sviluppo di video.

Supporto alla gestione delle sovvenzioni:

• Fornisce assistenza nella preparazione, presentazione e monitoraggio delle domande di sovvenzione e dei rapporti.
• Coordina la raccolta dei dati e della documentazione necessari per le sovvenzioni, garantendo il rispetto di tutti i requisiti delle sovvenzioni.
• Monitora le scadenze e i risultati delle sovvenzioni, tenendo informati il Manager e i TOP sui progressi e sulle esigenze future.
• Aiuta a ordinare e monitorare tutte le spese, le fatture e le ricevute delle sovvenzioni.

Documentazione e rendicontazione:

• Mantiene registri accurati di logistica, spese e costi di viaggio.
• Aiuta a preparare report post-evento, riassumendo successi, sfide e lezioni apprese.
• Supporta la creazione di presentazioni e report in inglese e spagnolo per gli stakeholder interni ed esterni.
• Gestisce dati LMS, sondaggi, elenchi di inventario e contratti con i fornitori.

Coinvolgimento delle parti interessate:

• Guida gli sforzi del programma TRANSCAER México e funge da collegamento con le agenzie locali.
• Collabora allo sviluppo di materiali di marketing bilingue e gestisce la comunicazione sui social media per TRANSCAER México.
• Supervisiona il sito web TRANSCAER, in collaborazione con il Digital Media Manager.
• Redige le comunicazioni per TRANSCAER México e gestisce eventi e riunioni per il
• Il gruppo di lavoro TRANSCAER México elabora le fatture per le attività di sensibilizzazione dei membri aziendali di TRANSCAER México.
• Funge da collegamento con i coordinatori statali TRANSCAER, le agenzie locali di pronto intervento, le ferrovie e le comunità servite in Messico.
• Gestisce il Manuale del Coordinatore TRANSCAER e il programma di formazione online.
• Guida la pianificazione e l'esecuzione del programma annuale dei premi TRANSCAER, gestendo la documentazione del protocollo e facilitando il coordinamento con il comitato dei premi per garantire un processo di riconoscimento di successo.
• Funge da backup per le caselle di posta elettronica dedicate a CHEMTREC Outreach e Awards.
• Svolge mansioni aggiuntive a seconda delle assegnazioni.

Qualifiche/Preferibili:

• Esperienza comprovata in logistica, pianificazione di eventi o coordinamento di programmi, preferibilmente in un settore correlato ai trasporti o alla sicurezza.
• È preferibile, ma non obbligatoria, avere esperienza nella gestione delle sovvenzioni, inclusi reporting, conformità e documentazione.
• Esperienza nei settori dei trasporti, della sicurezza o della risposta alle emergenze.

Qualifiche/Requisiti:

• Oltre 2 anni di esperienza pertinente.
• Fluente in spagnolo e inglese (parlato e scritto).
• Disponibilità a viaggiare fino al 50%, anche la sera/nei fine settimana.
• Ottime capacità organizzative, comunicative e di problem-solving.
• Competenza nelle piattaforme Microsoft Office e CRM (ad esempio, Dynamics).
• Capacità di sollevare fino a 50 libbre.
• Elevato livello di attenzione ai dettagli e capacità di rispettare le scadenze in un ambiente frenetico
• Capacità di risolvere i problemi in tempo reale e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti o alle sfide che si presentano sul campo.
• Ottime capacità organizzative, con capacità di stabilire le priorità e gestire più progetti contemporaneamente.
• Approccio proattivo e innovativo alla risoluzione dei problemi e al miglioramento continuo.
• Competenza in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e altri software di gestione progetti.
• L'esperienza con piattaforme di riunioni virtuali è un plus.
• È necessario essere in possesso di una patente di guida valida ed essere in grado di spostarsi autonomamente in diverse località.

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