Spesialis Manajemen Acara & Proyek

Spesialis Manajemen Acara & Proyek

Jenis Posisi: Penuh Waktu

Lokasi: Falls Church, VA

Ringkasan Posisi:

Spesialis Manajemen Acara & Proyek bertanggung jawab untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan melaksanakan inisiatif penjangkauan nasional dan acara pelatihan tatap muka, bekerja sama dengan lembaga tanggap darurat, mitra pemerintah, dan pemangku kepentingan industri. Peran ini membutuhkan individu yang proaktif, profesional, dan mandiri yang mampu mengelola proyek-proyek berdampak tinggi, berinteraksi dengan beragam audiens, dan mewakili organisasi di lingkungan publik.

Posisi ini menerapkan model kerja hibrida, yang mengharuskan kehadiran di kantor tiga hari seminggu, dengan hari Selasa dan Kamis wajib, dan hari ketiga dipilih berdasarkan koordinasi dengan supervisor. Posisi ini juga mencakup perjalanan dinas yang ekstensif (hingga 50%), termasuk malam hari, akhir pekan, dan jam kerja tambahan untuk mendukung acara pelatihan, konferensi, dan inisiatif lapangan.

Jabatan ini melapor langsung kepada Direktur, Pelatihan, Penjangkauan, dan Kemitraan.

Tugas dan Tanggung Jawab Utama:

Koordinasi dan Logistik Acara:

• Memimpin perencanaan dan pelaksanaan acara TRANSCAER, sesi pelatihan responden, dan inisiatif nasional yang selaras dengan tujuan program.
• Mengkoordinasikan semua logistik untuk acara pelatihan dan konferensi, termasuk penjadwalan, panggilan perencanaan, manajemen vendor, pengaturan di tempat, penyewaan peralatan, katering, dan pengiriman materi yang sering kali mengelola beberapa vendor atau kontak mitra secara bersamaan.
• Memberikan dukungan di lokasi acara di seluruh Amerika Serikat dan Meksiko, memastikan kelancaran pelaksanaan dan mengatasi masalah logistik atau pendaftaran. Melakukan perjalanan ke lokasi acara (hingga 50% dari waktu) untuk mengawasi logistik dan memberikan dukungan langsung kepada Manajer dan Direktur.
• Memesan barang promosi, penghargaan, pakaian, dan materi acara.
• Menyiapkan faktur tahunan untuk program penjangkauan TRANSCAER dan CHEMREC.

Dukungan untuk Manajer:

• Menyusun korespondensi dengan para pemangku kepentingan, termasuk lembaga pemerintah, masyarakat setempat, dan mitra industri, memastikan komunikasi yang tepat waktu dan jelas dalam bahasa Inggris dan Spanyol.
• Membantu Manajer, TOP dengan proyek hibah tahunan termasuk penjadwalan kelompok tugas pengembangan pelatihan, podcast, webinar, acara pelatihan, promosi media sosial, dan pengembangan video.

Dukungan Manajemen Hibah:

• Membantu dalam persiapan, penyerahan, dan pelacakan aplikasi dan laporan hibah.
• Mengkoordinasikan pengumpulan data dan dokumentasi yang diperlukan untuk hibah, memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan hibah.
• Memantau tenggat waktu dan hasil hibah, memberi tahu Manajer dan TOP tentang kemajuan dan kebutuhan mendatang.
• Membantu dalam pemesanan dan pelacakan semua biaya hibah, faktur, dan tanda terima.

Dokumentasi dan Pelaporan:

• Memelihara catatan akurat tentang logistik, pengeluaran, dan biaya perjalanan.
• Membantu dalam mempersiapkan laporan pasca-acara, meringkas keberhasilan, tantangan, dan pelajaran yang dipelajari.
• Mendukung pembuatan presentasi dan laporan dalam bahasa Inggris dan Spanyol untuk pemangku kepentingan internal dan eksternal.
• Mengelola data LMS, survei, daftar inventaris, dan kontrak vendor.

Keterlibatan Pemangku Kepentingan:

• Memimpin upaya program TRANSCAER Meksiko dan bertindak sebagai penghubung dengan lembaga-lembaga lokal.
• Membantu pengembangan materi pemasaran dwibahasa dan mengelola penjangkauan media sosial untuk TRANSCAER México.
• Mengawasi situs web TRANSCAER, bekerja sama dengan Manajer Media Digital.
• Menyusun komunikasi untuk TRANSCAER Meksiko dan mengelola acara, dan rapat untuk
• Kelompok Tugas TRANSCAER Meksiko, dan memproses faktur untuk penjangkauan Anggota Korporat TRANSCAER Meksiko.
• Berfungsi sebagai penghubung dengan Koordinator Negara Bagian TRANSCAER, lembaga tanggap darurat setempat, perusahaan kereta api, dan masyarakat yang dilayani di Meksiko.
• Mengelola Buku Pegangan Koordinator TRANSCAER dan program pelatihan daring.
• Memimpin perencanaan dan pelaksanaan program Penghargaan TRANSCAER tahunan, mengelola dokumentasi protokol dan memfasilitasi koordinasi dengan Komite Penghargaan untuk memastikan proses pengakuan yang sukses.
• Berfungsi sebagai cadangan untuk kotak masuk CHEMTREC Outreach dan Awards.
• Melaksanakan tugas tambahan sebagaimana yang ditugaskan.

Kualifikasi/Diutamakan:

• Pengalaman yang terbukti dalam logistik, perencanaan acara, atau koordinasi program, lebih disukai di bidang transportasi atau keselamatan.
• Pengalaman dalam manajemen hibah, termasuk pelaporan, kepatuhan, dan dokumentasi, lebih disukai tetapi tidak diwajibkan.
• Pengalaman di sektor transportasi, keselamatan, atau tanggap darurat.

Kualifikasi/Yang Diperlukan:

• 2+ tahun pengalaman relevan.
• Lancar berbahasa Spanyol dan Inggris (lisan dan tulisan).
• Bersedia bepergian hingga 50%, termasuk malam hari/akhir pekan.
• Keterampilan organisasi, komunikasi, dan pemecahan masalah yang kuat.
• Kemampuan dalam platform Microsoft Office dan CRM (misalnya, Dynamics).
• Kemampuan mengangkat beban hingga 50 pon.
• Tingkat perhatian yang tinggi terhadap detail dan kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu dalam lingkungan yang bergerak cepat
• Kemampuan untuk memecahkan masalah saat bepergian dan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan atau tantangan yang muncul di lapangan.
• Keterampilan berorganisasi yang kuat dengan kemampuan untuk memprioritaskan dan mengelola beberapa proyek secara bersamaan.
• Pendekatan proaktif dan inovatif untuk pemecahan masalah dan perbaikan berkelanjutan.
• Kompetensi dalam Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak manajemen proyek lainnya.
• Pengalaman dengan platform pertemuan virtual merupakan nilai tambah.
• Harus memiliki SIM yang sah dan mampu bepergian secara mandiri ke berbagai lokasi.

Lamaran Sekarang