Bergabung Bekerja di Tanggap Krisis, Darurat, dan Keamanan di Sektor Kimia

The Chemical Facility Anti-Terrorism Standards (CFATS) Risk-Based Performance Standards (RBPS) 9 – Response, dengan tepat menunjukkan bahwa respon darurat dan respon keamanan terhadap suatu insiden tidak boleh dikacaukan. Keduanya terpisah, tetapi saling melengkapi. Sedangkan tanggap darurat, atau rencana manajemen krisis berkaitan dengan implikasi yang lebih luas dari insiden tersebut, rencana keamanan berkaitan dengan masalah keamanan khusus yang diangkat oleh insiden pada tingkat taktis. Bagaimana rencana ini cocok bersama? Bagaimana seharusnya organisasi mengatur diri mereka sendiri untuk memastikan operasi keamanan dan respons yang lebih luas dikoordinasikan? Apa rencana lain yang mungkin diperlukan untuk merespons secara efektif dampak insiden keamanan?  

Mari kita mulai dengan beberapa konsep dasar dan menguraikan berbagai elemen yang akan kita anggap penting untuk keberhasilan respons terhadap insiden keamanan. Perlu dicatat di sini ada seluruh dunia terminologi seputar manajemen krisis dan tanggap darurat, dengan banyak istilah yang digunakan secara bergantian. Untuk tujuan kejelasan dan untuk artikel ini, kami akan menjelaskan secara singkat bagaimana kami menggunakan berbagai istilah kunci dan apa yang kami anggap sebagai elemen inti dari respons keamanan yang sukses.

• Manajemen Krisis: manajemen insiden dalam arti luas, pada tingkat strategis, biasanya di tingkat perusahaan, sebagian besar berfokus pada dampak keuangan dan reputasi dari insiden tersebut, serta memastikan mereka yang menangani dampak taktis dan operasional memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk menjalankan peran mereka. Hal ini didukung oleh rencana manajemen krisis.
• Manajemen Darurat: manajemen insiden pada tingkat taktis, biasanya tingkat situs. Di sini responden bertanggung jawab atas koordinasi kegiatan untuk memastikan insiden ditangani dan untuk memastikan koordinasi lokasi yang lebih luas. Ini didukung oleh rencana tanggap darurat, rencana tanggap lokasi, atau yang serupa.
• Manajemen Insiden: respons fisik terhadap insiden, peran langsung di mana aktivitas fisik dilakukan. Mungkin ada beberapa tim manajemen insiden. Misalnya, satu tim manajemen insiden mungkin mengerjakan respons keamanan, sementara yang lain menangani dampak peristiwa keamanan pada operasi situs, seperti mengatasi kerusakan dan mengurangi dampak yang lebih luas. Tim ini bekerja di tingkat operasional. Tim manajemen insiden kemungkinan akan bekerja secara langsung dengan responden lain, seperti dukungan pemadam kebakaran, dukungan medis, dukungan pemulihan tumpahan berbahaya, tim pemulihan lingkungan, dan penegakan hukum setempat. Tim dapat menerapkan prosedur operasi berdiri darurat khusus di sini atau rencana operasi darurat.
• Tim Kesinambungan Bisnis: sementara tim manajemen krisis, darurat, dan insiden beroperasi untuk menanggapi insiden tersebut, tim kelangsungan bisnis akan mempertimbangkan dampak insiden tersebut terhadap operasi situs dan menentukan rencana untuk memulihkan aktivitas tersebut sesuai dengan pra -sumber daya yang disepakati. Misalnya, insiden keamanan mungkin telah membuat situs kehilangan pasokan penting atau mungkin menyebabkan situs tersebut menutup semua atau sebagian dari operasinya. Tim kelangsungan bisnis bertanggung jawab untuk memastikan ada rencana sehingga situs atau perusahaan yang lebih luas dapat terus memenuhi kewajibannya kepada pelanggannya, terlepas dari insiden tersebut. 

Respons efektif terhadap suatu insiden akan terlihat seperti ini:

Terlalu sering organisasi hanya mempertimbangkan respons tingkat pertama, atau kedua di tingkat situs. Banyak organisasi tidak memberlakukan pengaturan kelangsungan bisnis sesegera mungkin. Alih-alih merencanakan pemulihan mereka dari awal, mereka menunggu sampai insiden selesai, menangani setiap tahap insiden secara berurutan. Ini mengarah pada pemulihan yang berkepanjangan dengan ekor insiden yang berlarut-larut lebih lama dari yang seharusnya. Pendekatan ini hanya meningkatkan dampak finansial, reputasi, dan operasional dari insiden tersebut. Kegagalan untuk mengaktifkan tim manajemen krisis strategis juga dapat membuat organisasi, dan tim eksekutifnya rentan. Mereka mungkin lengah jika insiden itu tiba-tiba meningkat atau tidak siap untuk pertanyaan media tentang suatu insiden, mereka tidak tahu apa-apa.

Lalu bagaimana kita menyikapi hal ini? Bagaimana kita memastikan tanggapan yang holistik dan terkoordinasi terhadap insiden keamanan?

Pengaktifan: Protokol aktivasi sangat penting untuk memastikan respons terhadap insiden keamanan berlangsung cepat dan semua lapisan respons diaktifkan. Banyak organisasi mengandalkan kaskade panggilan manual untuk aktivasi, di mana switchboard akan secara manual membunyikan semua yang diperlukan untuk merespons. Namun, ini bisa memakan banyak waktu, secara drastis memperlambat kecepatan respons, yang pada gilirannya akan meningkatkan dampak insiden tersebut. Alternatif lain termasuk kaskade yang lebih informal, seperti WhatsApp atau SMS massal, untuk mengaktifkan tim. Namun, pendekatan ini mungkin sulit untuk dipantau dan tidak ada konfirmasi bahwa individu tersebut merespons.

Alat pemberitahuan massal sangat efektif untuk memastikan semua tingkat respons diaktifkan segera setelah diperlukan dan menyediakan akses ke semua informasi yang diperlukan untuk menerapkan aspek respons mereka. Alat pemberitahuan massal juga memungkinkan pemberitahuan yang disesuaikan. Misalnya, dalam insiden skala yang lebih kecil, kami dapat memutuskan untuk mengirim pemberitahuan ke tim manajemen krisis hanya untuk informasi – tidak perlu merespons pada tahap ini. Informasi ini memastikan tim manajemen krisis sadar, jika ada pertanyaan media, dan memastikan mereka siap untuk berdiri jika insiden meningkat. Hubungi CHEMTREC untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan pemberitahuan massal kami.

Komando dan Kontrol: Struktur komando dan kontrol sangat penting untuk koordinasi insiden yang efektif. Sistem Komando Insiden (ICS) FEMA menawarkan dan model yang sangat baik untuk membangun respons manajemen krisis, darurat, dan insiden untuk organisasi Anda. Ini adalah model yang diterapkan oleh Solusi Krisis CHEMTREC saat mengembangkan rencana untuk klien. Sistem ini fleksibel dan terukur untuk kebutuhan insiden, menyediakan hubungan yang jelas antara berbagai rencana dan tingkat komando. Ini berfungsi untuk semua insiden, terlepas dari ukuran, ruang lingkup, atau penyebabnya dan harus diterapkan untuk mengoordinasikan respons yang efektif terhadap insiden apa pun yang tidak seperti biasanya. Pertimbangkan pimpinan operasional Anda sebagai saluran utama antara berbagai tim komando. Pastikan prospek perencanaan pemulihan dan kelangsungan bisnis Anda memiliki umpan yang jelas ke Komandan Insiden melalui bagian perencanaan atau sebagai laporan langsung.

Menerapkan struktur komando dan kontrol yang efektif dengan aliran yang jelas untuk komunikasi antara responden sangat penting. Dalam respons kecil yang melibatkan tiga orang, jalur komunikasinya sederhana dan mungkin tidak memerlukan struktur selain memiliki pemimpin yang dinominasikan, yang dapat membuat keputusan akhir. Namun, ketika insiden dan tim responsnya berkembang, memiliki jalur komunikasi yang jelas sangat penting. Perhatikan diagram di bawah ini sebagai contoh. Jika tim respons tumbuh dari 3 menjadi 14 personel, tiba-tiba kami tumbuh dari 3 menjadi 91 jalur komunikasi yang berbeda, yang tidak dapat dikelola. Situasi ini membutuhkan struktur komando dan kontrol yang jelas, dengan lapisan komunikasi yang berjenjang, dengan masing-masing individu memiliki antara 3 dan 5 jalur pelaporan langsung. Ini memastikan pendekatan gabungan.

Hubungi konsultan kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang merampingkan komunikasi Anda selama insiden atau untuk meninjau struktur komando dan kontrol organisasi Anda.

Pelatihan, Latihan dan Latihan: RPBS 9 – Respon, jelas tentang perlunya pelatihan, latihan, dan latihan sementara RPBS 11 menguraikan beberapa pelatihan dan latihan khusus untuk dipertimbangkan sebagai bagian dari Program Pelatihan Kesadaran Keamanan (SATP). Namun, sangat penting bahwa ketika mengembangkan SATP Anda, Anda harus memastikan bahwa baik elemen respon teknis dan non-teknis dari pelatihan dipertimbangkan. Karyawan perlu melatih dan melatih tata letak fasilitas, bahaya spesifik, dan respons teknis spesifik, serta memiliki keterampilan untuk bekerja sebagai bagian dari respons yang lebih luas dan terkoordinasi. Pertimbangkan kemampuan mereka untuk membangun gambaran tentang kejadian tersebut – kesadaran situasional mereka. Pertimbangkan kemampuan karyawan untuk berkomunikasi secara efektif dalam tim mereka sendiri dan respons yang lebih luas. Selain itu, pastikan karyawan mengetahui cara membuat keputusan yang efektif dan menerapkan keputusan tersebut melalui keterampilan kepemimpinan yang spesifik. Pelatihan dan latihan individu harus lebih luas dari sekedar persyaratan teknis dari peran mereka; hanya ketika ini terjadi, organisasi dapat menerapkan respons yang benar-benar terkoordinasi. 

Untuk informasi lebih lanjut, lihat kami Akademi Krisis e-learning, yang memberikan pelatihan manajemen krisis tentang dasar untuk respons yang efektif dan terkoordinasi atau berbicara dengan tim spesialis kami tentang pelatihan tatap muka untuk organisasi Anda.

Ada lebih banyak respons efektif terhadap insiden keamanan yang disadari oleh banyak organisasi. Kabar baiknya adalah bahwa banyak organisasi telah memiliki alat untuk meluncurkan tanggapan yang terkoordinasi dan efektif. Dengan menghubungkan manajemen krisis, darurat, insiden dan keamanan melalui struktur komando tunggal dan protokol aktivasi, organisasi akan melihat insiden yang lebih terkoordinasi dan terkelola dengan lebih baik, yang pada gilirannya akan mengurangi dampak dan durasi insiden. Hubungi konsultan kami hari ini untuk meninjau pengaturan Anda dan kiat untuk meningkatkan respons Anda.