Bergabung Bekerja di Bidang Tanggap Krisis, Darurat, dan Keamanan di Sektor Kimia

Standar Kinerja Berbasis Risiko (RBPS) 9 – Respons dari Chemical Facility Anti-Terrorism Standards (CFATS), dengan tepat menunjukkan bahwa respons darurat dan respons keamanan terhadap suatu insiden tidak boleh disamakan. Keduanya terpisah, tetapi saling melengkapi. Sementara respons darurat, atau rencana manajemen krisis menangani implikasi yang lebih luas dari insiden tersebut, rencana keamanan menangani masalah keamanan khusus yang ditimbulkan oleh insiden tersebut pada tingkat taktis. Bagaimana rencana-rencana ini saling terkait? Bagaimana organisasi harus mengatur diri mereka sendiri untuk memastikan operasi keamanan dan respons yang lebih luas terkoordinasi? Rencana lain apa yang mungkin diperlukan untuk menanggapi dampak insiden keamanan secara efektif?

Mari kita mulai dengan beberapa konsep dasar dan menguraikan berbagai elemen yang kami anggap penting untuk keberhasilan respons terhadap insiden keamanan. Perlu dicatat di sini bahwa terdapat banyak terminologi seputar manajemen krisis dan respons darurat, dengan banyak istilah yang digunakan secara bergantian. Demi kejelasan dan untuk artikel ini, kami akan menguraikan secara singkat bagaimana kami menggunakan berbagai istilah kunci dan apa yang kami anggap sebagai elemen inti dari respons keamanan yang berhasil.

• Manajemen Krisis: manajemen insiden dalam arti luas, pada tingkat strategis, biasanya pada tingkat korporat, yang sebagian besar difokuskan pada dampak finansial dan reputasi dari insiden tersebut, serta memastikan mereka yang menangani dampak taktis dan operasional memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk menjalankan peran mereka. Hal ini didukung oleh rencana manajemen krisis.
• Manajemen Darurat: manajemen insiden pada tingkat taktis, biasanya di tingkat lokasi. Di sini, responden bertanggung jawab atas koordinasi kegiatan untuk memastikan insiden ditangani dan untuk memastikan koordinasi lokasi yang lebih luas. Hal ini didukung oleh rencana tanggap darurat, rencana tanggap lokasi, atau yang serupa.
• Manajemen Insiden: respons fisik terhadap insiden, peran langsung yang melibatkan aktivitas fisik. Mungkin ada beberapa tim manajemen insiden. Misalnya, satu tim manajemen insiden mungkin menangani respons keamanan, sementara tim lain menangani dampak kejadian keamanan terhadap operasi lokasi, seperti menanggulangi kerusakan dan mengurangi dampak yang lebih luas. Tim ini bekerja di tingkat operasional. Tim manajemen insiden kemungkinan besar bekerja secara langsung dengan responden lain, seperti dukungan pemadam kebakaran, dukungan medis, dukungan pemulihan tumpahan berbahaya, tim pemulihan lingkungan, dan penegak hukum setempat. Tim dapat menerapkan prosedur operasi darurat khusus di sini atau rencana operasi darurat.
• Tim Kelangsungan Bisnis: sedangkan tim manajemen krisis, darurat, dan insiden beroperasi untuk menanggapi insiden, tim kelangsungan bisnis akan mempertimbangkan dampak insiden terhadap operasi situs dan menentukan rencana untuk memulihkan aktivitas tersebut sesuai dengan sumber daya yang telah disepakati sebelumnya. Misalnya, insiden keamanan mungkin telah merampas pasokan penting dari situs atau mungkin telah menyebabkan situs tersebut menutup semua atau sebagian operasinya. Tim kelangsungan bisnis bertanggung jawab untuk memastikan adanya rencana sehingga situs atau perusahaan yang lebih luas dapat terus memenuhi kewajibannya kepada pelanggannya, terlepas dari insiden tersebut.

Respon efektif terhadap suatu insiden akan terlihat seperti ini:

Terlalu sering organisasi hanya mempertimbangkan respons tingkat pertama, atau kedua di tingkat lokasi. Banyak organisasi tidak memberlakukan pengaturan kesinambungan bisnis sesegera mungkin. Alih-alih merencanakan pemulihan mereka dari awal, mereka menunggu hingga insiden selesai, menangani setiap tahap insiden secara berurutan. Hal ini menyebabkan pemulihan yang berkepanjangan dengan ekor insiden berlarut-larut lebih lama dari yang seharusnya. Pendekatan ini hanya meningkatkan dampak finansial, reputasi, dan operasional dari insiden tersebut. Kegagalan untuk mengaktifkan tim manajemen krisis strategis juga dapat membuat organisasi, dan tim eksekutifnya rentan. Mereka mungkin terkejut jika insiden tiba-tiba meningkat atau tidak siap untuk pertanyaan media tentang suatu insiden, yang tidak mereka ketahui sama sekali.

Lalu bagaimana kita mengatasinya? Bagaimana kita memastikan respons yang menyeluruh dan terkoordinasi terhadap insiden keamanan?

Aktivasi: Protokol aktivasi sangat penting untuk memastikan respons terhadap insiden keamanan berlangsung cepat dan semua lapisan respons diaktifkan. Banyak organisasi mengandalkan panggilan telepon manual untuk aktivasi, di mana operator akan menelepon semua orang yang diminta untuk merespons secara manual. Namun, ini dapat memakan waktu yang lama, sehingga memperlambat kecepatan respons secara drastis, yang pada gilirannya akan meningkatkan dampak insiden. Alternatif lain termasuk panggilan telepon yang lebih informal, seperti WhatsApp atau SMS massal, untuk mengaktifkan tim. Namun, pendekatan ini sulit dipantau dan tidak ada konfirmasi bahwa orang tersebut merespons.

Alat notifikasi massal sangat efektif untuk memastikan semua tingkat respons diaktifkan segera setelah diperlukan dan menyediakan akses ke semua informasi yang diperlukan untuk menerapkan aspek respons tersebut. Alat notifikasi massal juga memungkinkan notifikasi yang disesuaikan. Misalnya, dalam insiden berskala lebih kecil, kami dapat memutuskan untuk mengirimkan notifikasi ke tim manajemen krisis hanya untuk informasi – tidak perlu merespons pada tahap ini. Informasi ini memastikan tim manajemen krisis mengetahui, jika ada pertanyaan media, dan memastikan mereka siap untuk bertindak jika insiden meningkat. Hubungi CHEMTREC untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan notifikasi massal kami.

Komando dan Kontrol: Struktur komando dan kontrol sangat penting untuk koordinasi insiden yang efektif. Sistem Komando Insiden (ICS) FEMA menawarkan model yang sangat baik untuk membangun respons manajemen krisis, darurat, dan insiden bagi organisasi Anda. Ini adalah model yang diterapkan Solusi Krisis CHEMTREC saat mengembangkan rencana untuk klien. Sistem ini fleksibel dan dapat diskalakan sesuai kebutuhan insiden, menyediakan hubungan yang jelas antara berbagai rencana dan tingkat komando. Sistem ini berfungsi untuk semua insiden, terlepas dari ukuran, cakupan, atau penyebabnya dan harus diterapkan untuk mengoordinasikan respons yang efektif terhadap insiden apa pun yang tidak seperti biasanya. Anggap pimpinan operasional Anda sebagai penghubung utama antara berbagai tim komando. Pastikan pimpinan perencanaan kesinambungan dan pemulihan bisnis Anda memiliki masukan yang jelas ke Komandan Insiden melalui bagian perencanaan atau sebagai bawahan langsung.

Menerapkan struktur perintah dan kontrol yang efektif dengan alur komunikasi yang jelas antara responden sangatlah penting. Dalam respons kecil yang melibatkan tiga orang, jalur komunikasi sederhana dan mungkin tidak diperlukan struktur selain memiliki pemimpin yang ditunjuk, yang dapat membuat keputusan akhir. Namun, seiring dengan berkembangnya insiden dan tim responsnya, memiliki jalur komunikasi yang jelas sangatlah penting. Lihat diagram di bawah ini sebagai contoh. Jika tim respons bertambah dari 3 menjadi 14 personel, tiba-tiba kita bertambah dari 3 menjadi 91 jalur komunikasi yang berbeda, yang tidak dapat dikelola. Situasi ini memerlukan struktur perintah dan kontrol yang jelas, dengan lapisan komunikasi berjenjang, dengan setiap individu memiliki antara 3 dan 5 jalur pelaporan langsung. Ini memastikan pendekatan yang terpadu.

Hubungi konsultan kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang perampingan komunikasi Anda selama insiden atau untuk meninjau struktur komando dan kontrol organisasi Anda.

Pelatihan, Latihan dan Latihan: RPBS 9 – Respons, menjelaskan dengan jelas tentang perlunya pelatihan, latihan dan latihan sementara RPBS 11 menguraikan beberapa pelatihan dan latihan khusus yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari Program Pelatihan Kesadaran Keamanan (SATP). Namun, sangat penting bahwa ketika mengembangkan SATP Anda harus memastikan bahwa elemen respons teknis dan non-teknis dari pelatihan dipertimbangkan. Karyawan perlu berlatih dan berlatih tentang tata letak fasilitas, bahaya tertentu, dan respons teknis tertentu, serta memiliki keterampilan untuk bekerja sebagai bagian dari respons yang lebih luas dan terkoordinasi. Pertimbangkan kemampuan mereka untuk membangun gambaran tentang insiden tersebut – kesadaran situasional mereka. Pertimbangkan kemampuan karyawan untuk berkomunikasi secara efektif dalam tim mereka sendiri dan respons yang lebih luas. Selain itu, pastikan karyawan tahu cara membuat keputusan yang efektif dan menerapkan keputusan tersebut melalui keterampilan kepemimpinan tertentu. Pelatihan dan latihan individu harus jauh lebih luas daripada sekadar persyaratan teknis peran mereka; hanya ketika ini terjadi, organisasi akan dapat menerapkan respons yang benar-benar terkoordinasi.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi Akademi Krisis e-learning kami, yang menyediakan pelatihan manajemen krisis tentang dasar-dasar respons yang efektif dan terkoordinasi atau bicaralah dengan tim spesialis kami tentang pelatihan tatap muka untuk organisasi Anda.

Ada banyak hal yang perlu diperhatikan dalam menanggapi insiden keamanan secara efektif, yang tidak disadari oleh banyak organisasi. Kabar baiknya adalah banyak organisasi telah memiliki perangkat untuk meluncurkan tanggapan yang terkoordinasi dan efektif. Dengan menghubungkan manajemen krisis, darurat, insiden, dan keamanan melalui satu struktur perintah dan protokol aktivasi, organisasi akan melihat insiden yang lebih terkoordinasi dan terkelola dengan lebih baik, yang pada gilirannya akan mengurangi dampak dan durasi insiden. Hubungi konsultan kami hari ini untuk meninjau pengaturan Anda dan kiat-kiat untuk meningkatkan tanggapan Anda.