Trabajar juntos en respuesta a crisis, emergencias y seguridad en el sector químico

El Estándar de Desempeño Basado en Riesgo (RBPS) 9 - Respuesta de las Normas Antiterrorismo de Instalaciones Químicas (CFATS), señala con razón que la respuesta de emergencia y la respuesta de seguridad a un incidente no deben confundirse. Los dos son independientes, pero complementarios. Mientras que la respuesta de emergencia o el plan de gestión de crisis se ocupa de las implicaciones más amplias del incidente, el plan de seguridad se ocupa de los problemas de seguridad específicos planteados por el incidente a nivel táctico. ¿Cómo encajan estos planes? ¿Cómo deberían organizarse las organizaciones para garantizar que se coordinen las operaciones de seguridad y la respuesta más amplia? ¿Qué otros planes pueden ser necesarios para responder de manera eficaz a los impactos de un incidente de seguridad?  

Comencemos con algunos conceptos básicos y describamos los diversos elementos que consideraríamos cruciales para una respuesta exitosa a un incidente de seguridad. Cabe señalar que aquí existe todo un mundo de terminología en torno a la gestión de crisis y la respuesta a emergencias, con muchos términos utilizados indistintamente. Para mayor claridad y para este artículo, describiremos brevemente cómo usamos los diversos términos clave y cuáles consideramos que son los elementos centrales de una respuesta de seguridad exitosa.

• Gestión de crisis: la gestión de un incidente en su sentido más amplio, a nivel estratégico, generalmente a nivel corporativo, centrado en gran medida en los impactos financieros y reputacionales del incidente, además de garantizar que quienes se ocupan de los impactos tácticos y operativos tengan la recursos que necesitan para desempeñar su función. Esto está respaldado por un plan de gestión de crisis.
• Manejo de Emergencias: el manejo del incidente a nivel táctico, generalmente a nivel de sitio. Aquí, los socorristas son responsables de la coordinación de actividades para garantizar que se resuelva el incidente y garantizar la coordinación del sitio más amplio. Esto está respaldado por un plan de respuesta a emergencias, un plan de respuesta del sitio o algo similar.
• Gestión de incidentes: la respuesta física al incidente, una función práctica en la que se realizan actividades físicas. Puede haber varios equipos de gestión de incidentes. Por ejemplo, un equipo de gestión de incidentes puede estar trabajando en la respuesta de seguridad, mientras que otro se ocupa de los impactos del evento de seguridad en las operaciones del sitio, como contener cualquier daño y mitigar los impactos más amplios. Este equipo trabaja a nivel operativo. Es probable que los equipos de gestión de incidentes trabajen directamente con otros socorristas, como apoyo de extinción de incendios, apoyo médico, apoyo de recuperación de derrames peligrosos, equipos de restauración ambiental y aplicación de la ley local. Los equipos pueden implementar procedimientos operativos de emergencia específicos aquí o planes de operaciones de emergencia.
• Equipo de continuidad del negocio: mientras que los equipos de gestión de crisis, emergencias e incidentes operan para responder al incidente, el equipo de continuidad del negocio considerará el impacto que tiene el incidente en las operaciones del sitio y determinará un plan para recuperar esas actividades de acuerdo con los requisitos previos. -recursos acordados. Por ejemplo, el incidente de seguridad puede haber privado al sitio de suministros esenciales o puede haber llevado al sitio a cerrar todas o parte de sus operaciones. El equipo de continuidad del negocio es responsable de garantizar que exista un plan para que el sitio o la empresa en general pueda seguir cumpliendo sus obligaciones con sus clientes, independientemente del incidente. 

La respuesta efectiva a un incidente se verá así:

Con demasiada frecuencia, las organizaciones solo consideran la respuesta de primer o segundo nivel a nivel del sitio. Muchas organizaciones no promulgan acuerdos de continuidad comercial lo antes posible. En lugar de planificar su recuperación desde el principio, esperan hasta que termine el incidente y se ocupan de cada etapa del incidente de forma secuencial. Esto conduce a una recuperación prolongada y la cola del incidente se prolonga mucho más de lo debido. Este enfoque solo aumenta los impactos financieros, de reputación y operativos del incidente. La falta de activación del equipo estratégico de gestión de crisis también puede dejar vulnerable a la organización y a su equipo ejecutivo. Pueden ser tomados con la guardia baja si el incidente se intensifica repentinamente o si no están preparados para una pregunta de los medios sobre un incidente del que no saben nada.

Entonces, ¿cómo abordamos esto? ¿Cómo garantizamos una respuesta holística y coordinada a un incidente de seguridad?

Activación: Los protocolos de activación son esenciales para garantizar que la respuesta a un incidente de seguridad sea rápida y que todas las capas de la respuesta estén activadas. Muchas organizaciones dependen de las cascadas de llamadas manuales para la activación, donde una centralita llamará manualmente a todas las que sean necesarias para responder. Sin embargo, esto puede llevar una cantidad significativa de tiempo, lo que ralentiza drásticamente la velocidad de respuesta, lo que a su vez aumentará el impacto del incidente. Otras alternativas incluyen cascadas más informales, como WhatsApp o SMS masivos, para activar equipos. Sin embargo, este enfoque puede ser difícil de monitorear y no hay confirmación de que la persona esté respondiendo.

Las herramientas de notificación masiva son particularmente efectivas para garantizar que todos los niveles de la respuesta se activen tan pronto como sea necesario y brindan acceso a toda la información necesaria para implementar su aspecto de la respuesta. Las herramientas de notificación masiva también permiten notificaciones personalizadas. Por ejemplo, en un incidente de menor escala, podemos decidir enviar una notificación al equipo de gestión de crisis solo con fines informativos; no es necesario responder en esta etapa. Esta información garantiza que el equipo de gestión de crisis esté al tanto, en caso de que haya consultas de los medios, y garantiza que estén listos para ponerse de pie si el incidente se agrava. Contacto CHEMTREC para obtener más información sobre nuestros servicios de notificación masiva.

Comando y control: Las estructuras de mando y control son esenciales para la coordinación eficaz de un incidente. El Sistema de Comando de Incidentes (ICS) de FEMA ofrece un modelo excelente sobre el cual construir una respuesta de manejo de crisis, emergencias e incidentes para su organización. Este es el modelo que implementan las Soluciones de Crisis de CHEMTREC al desarrollar planes para los clientes. El sistema es flexible y escalable a las necesidades del incidente, proporcionando vínculos claros entre los diferentes planes y niveles de mando. Funciona para todos los incidentes, independientemente de su tamaño, alcance o causa, y debe implementarse para coordinar una respuesta eficaz a cualquier incidente que no sea el habitual. Considere su líder operativo como un conducto principal entre los diversos equipos de comando. Asegúrese de que los clientes potenciales de planificación de la recuperación y la continuidad del negocio tengan una alimentación clara en el Comandante de incidentes a través de la sección de planificación o como un informe directo.

Es esencial implementar una estructura de mando y control eficaz con flujos claros para la comunicación entre los socorristas. En una respuesta pequeña que incluye a tres personas, las líneas de comunicación son simples y puede que no haya ninguna necesidad de una estructura más que tener un líder designado, que pueda tomar las decisiones finales. Sin embargo, a medida que crece el incidente y su equipo de respuesta, es esencial tener líneas de comunicación claras. Mire el diagrama a continuación como ejemplo. Si el equipo de respuesta crece de 3 a 14 personas, de repente crecemos de 3 a 91 líneas de comunicación diferentes, lo cual es inmanejable. Esta situación requiere una estructura clara de comando y control, con capas de comunicación escalonadas, y cada individuo tiene entre 3 y 5 líneas directas de informes. Esto asegura el enfoque conjunto.

Contacta con nuestros consultores hoy para obtener más información sobre cómo optimizar su comunicación durante un incidente o para una revisión de las estructuras de mando y control de su organización.

Entrenamiento, simulacros y ejercicios: RPBS 9 - Respuesta, es clara sobre la necesidad de capacitación, simulacros y ejercicios, mientras que RPBS 11 describe algunas capacitaciones y simulacros específicos para considerar como parte de un Programa de Capacitación en Conciencia de Seguridad (SATP). Sin embargo, es vital que al desarrollar su SATP se asegure de que se consideren los elementos de respuesta tanto técnicos como no técnicos de la capacitación. Los empleados deberán capacitarse y ejercitarse en el diseño de las instalaciones, los peligros específicos y la respuesta técnica específica, además de tener las habilidades para trabajar como parte de una respuesta más amplia y coordinada. Considere su capacidad para construir una imagen del incidente: su conocimiento de la situación. Considere la capacidad de un empleado para comunicarse de manera efectiva dentro de su propio equipo y la respuesta más amplia. Además, asegúrese de que los empleados sepan cómo tomar decisiones efectivas e implementar esas decisiones a través de habilidades de liderazgo específicas. La formación y el ejercicio de las personas deberían ser mucho más amplios que los requisitos técnicos de su función; solo cuando esto suceda, la organización podrá implementar una respuesta verdaderamente coordinada. 

Para más información, echa un vistazo a nuestra Academia de crisis de e-learning, que brinda capacitación en manejo de crisis sobre las bases para una respuesta efectiva y coordinada o hable con nuestro equipo de especialistas sobre capacitación presencial para su organización.

Hay mucho más en la respuesta efectiva a un incidente de seguridad de lo que muchas organizaciones se dan cuenta. La buena noticia es que muchas organizaciones ya cuentan con las herramientas para lanzar una respuesta coordinada y eficaz. Al conectar la gestión de crisis, emergencias, incidentes y seguridad a través de una única estructura de comando y protocolo de activación, la organización verá incidentes más coordinados y mejor gestionados, lo que a su vez reducirá tanto los impactos como la duración del incidente. Contacta con nuestros consultores hoy para una revisión de sus arreglos y consejos para mejorar su respuesta.