Συμμετείχε στο Working in Crisis, Emergency, and Security Response στον Χημικό Τομέα

Το πρότυπο επιδόσεων βάσει κινδύνου (CBATS) Standard of Anti-Terrorism Standards (CFATS) 9-Response, ορθώς επισημαίνει ότι η απόκριση έκτακτης ανάγκης και η απάντηση ασφαλείας σε ένα περιστατικό δεν πρέπει να συγχέονται. Τα δύο είναι ξεχωριστά, αλλά δωρεάν. Ενώ η αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης ή το σχέδιο διαχείρισης κρίσεων ασχολείται με τις ευρύτερες επιπτώσεις του συμβάντος, το σχέδιο ασφαλείας ασχολείται με τα συγκεκριμένα θέματα ασφάλειας που εγείρονται από το συμβάν σε τακτικό επίπεδο. Πώς ταιριάζουν αυτά τα σχέδια; Πώς πρέπει να οργανωθούν οι οργανώσεις για να εξασφαλίσουν τον συντονισμό των επιχειρήσεων ασφαλείας και της ευρύτερης αντίδρασης; Ποια άλλα σχέδια μπορεί να απαιτηθούν για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των επιπτώσεων ενός συμβάντος ασφαλείας;  

Ας ξεκινήσουμε με κάποιες βασικές έννοιες και να σκιαγραφήσουμε τα διάφορα στοιχεία που θα θεωρούσαμε ότι είναι κρίσιμα για την επιτυχή απάντηση σε ένα συμβάν ασφαλείας. Πρέπει να σημειωθεί εδώ υπάρχει ένας ολόκληρος κόσμος ορολογίας γύρω από τη διαχείριση κρίσεων και την αντιμετώπιση έκτακτης ανάγκης, με πολλούς όρους να χρησιμοποιούνται εναλλακτικά. Για λόγους σαφήνειας και για αυτό το άρθρο, θα περιγράψουμε εν συντομία πώς χρησιμοποιούμε τους διάφορους βασικούς όρους και ποια θεωρούμε ότι είναι τα βασικά στοιχεία μιας επιτυχούς απόκρισης ασφαλείας.

• Διαχείριση Κρίσεων: η διαχείριση ενός συμβάντος με την ευρύτερη έννοιά του, σε στρατηγικό επίπεδο, συνήθως σε εταιρικό επίπεδο, επικεντρώθηκε σε μεγάλο βαθμό στις οικονομικές και φήμες επιπτώσεις του συμβάντος, καθώς και διασφαλίζοντας ότι όσοι ασχολούνται με τις τακτικές και λειτουργικές επιπτώσεις έχουν πόρους που χρειάζονται για να επιτελέσουν το ρόλο τους. Αυτό υποστηρίζεται από ένα σχέδιο διαχείρισης κρίσεων.
• Διαχείριση έκτακτης ανάγκης: η διαχείριση του συμβάντος σε τακτικό επίπεδο, συνήθως σε επίπεδο τοποθεσίας. Εδώ οι ανταποκριτές είναι υπεύθυνοι για το συντονισμό των δραστηριοτήτων για να διασφαλίσουν ότι το περιστατικό αντιμετωπίζεται και για τον συντονισμό της ευρύτερης περιοχής. Αυτό υποστηρίζεται από σχέδιο αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, σχέδιο απόκρισης ιστότοπου ή κάτι παρόμοιο.
• Διαχείριση περιστατικών: η φυσική ανταπόκριση στο περιστατικό, ένας πρακτικός ρόλος όπου πραγματοποιούνται φυσικές δραστηριότητες. Μπορεί να υπάρχουν πολλές ομάδες διαχείρισης περιστατικών. Για παράδειγμα, μια ομάδα διαχείρισης συμβάντων μπορεί να εργάζεται για την αντιμετώπιση της ασφάλειας, ενώ μια άλλη ασχολείται με τις επιπτώσεις του συμβάντος ασφαλείας στις λειτουργίες του ιστότοπου, όπως τον περιορισμό τυχόν ζημιών και τον μετριασμό των ευρύτερων επιπτώσεων. Αυτή η ομάδα λειτουργεί σε επιχειρησιακό επίπεδο. Οι ομάδες διαχείρισης περιστατικών είναι πιθανό να συνεργαστούν άμεσα με άλλους ανταποκριτές, όπως υποστήριξη πυρόσβεσης, ιατρική υποστήριξη, υποστήριξη αποκατάστασης επικίνδυνων διαρροών, ομάδες αποκατάστασης περιβάλλοντος και τοπική επιβολή του νόμου. Οι ομάδες μπορούν να αναπτύξουν συγκεκριμένες διαδικασίες λειτουργίας έκτακτης ανάγκης εδώ ή σχέδια επιχειρήσεων έκτακτης ανάγκης.
• Ομάδα Επιχειρηματικής Συνέχειας: ενώ οι ομάδες διαχείρισης κρίσεων, έκτακτων περιστατικών και συμβάντων λειτουργούν για να ανταποκριθούν στο περιστατικό, η ομάδα συνέχειας των επιχειρήσεων θα εξετάσει τον αντίκτυπο που έχει το περιστατικό στις λειτουργίες του ιστότοπου και θα καθορίσει ένα σχέδιο ανάκτησης αυτών των δραστηριοτήτων σύμφωνα με τις προηγούμενες -συμφωνημένους πόρους. Για παράδειγμα, το περιστατικό ασφαλείας μπορεί να έχει στερήσει τον ιστότοπο από απαραίτητα εφόδια ή να έχει οδηγήσει τον ιστότοπο να κλείσει το σύνολο ή μέρος των δραστηριοτήτων του. Η ομάδα συνέχειας των επιχειρήσεων είναι υπεύθυνη για να διασφαλίσει ότι υπάρχει ένα σχέδιο έτσι ώστε ο ιστότοπος ή η ευρύτερη εταιρεία να μπορεί να συνεχίσει να εκπληρώνει τις υποχρεώσεις που έχει απέναντι στους πελάτες του, ανεξάρτητα από το περιστατικό. 

Η αποτελεσματική απάντηση σε ένα περιστατικό θα μοιάζει κάπως έτσι:

Πολύ συχνά οι οργανισμοί εξετάζουν μόνο την πρώτη ή τη δεύτερη απάντηση σε επίπεδο ιστότοπου. Πολλοί οργανισμοί δεν θεσπίζουν ρυθμίσεις για τη συνέχεια της επιχείρησης το συντομότερο δυνατό. Αντί να σχεδιάσουν την ανάρρωσή τους από την αρχή, περιμένουν έως ότου τελειώσει το περιστατικό, αντιμετωπίζοντας διαδοχικά κάθε στάδιο του συμβάντος. Αυτό οδηγεί σε παρατεταμένη ανάρρωση με την ουρά του περιστατικού να παρατείνεται πολύ περισσότερο από όσο θα έπρεπε. Αυτή η προσέγγιση αυξάνει μόνο τις οικονομικές, φήμης και λειτουργικές επιπτώσεις του περιστατικού. Η αποτυχία ενεργοποίησης της στρατηγικής ομάδας διαχείρισης κρίσεων μπορεί επίσης να αφήσει τον οργανισμό ευάλωτο και την εκτελεστική ομάδα του. Μπορεί να αιφνιδιαστούν εάν το περιστατικό κλιμακωθεί ξαφνικά ή είναι απροετοίμαστοι για μια ερώτηση στα μέσα ενημέρωσης σχετικά με ένα περιστατικό, για το οποίο δεν γνωρίζουν τίποτα.

Τότε πώς το αντιμετωπίζουμε αυτό; Πώς διασφαλίζουμε μια ολιστική και συντονισμένη απάντηση σε ένα συμβάν ασφαλείας;

Δραστηριοποίηση: Τα πρωτόκολλα ενεργοποίησης είναι απαραίτητα για να διασφαλιστεί ότι η απόκριση σε ένα συμβάν ασφαλείας είναι γρήγορη και ότι όλα τα επίπεδα της απόκρισης είναι ενεργοποιημένα. Πολλοί οργανισμοί βασίζονται σε χειροκίνητους καταρράκτες κλήσεων για ενεργοποίηση, όπου ένας πίνακας θα χτυπήσει χειροκίνητα όλους εκείνους που απαιτούνται για την απόκριση. Ωστόσο, αυτό μπορεί να πάρει πολύ χρόνο, επιβραδύνοντας δραστικά την ταχύτητα απόκρισης, η οποία με τη σειρά της θα αυξήσει τον αντίκτυπο του συμβάντος. Άλλες εναλλακτικές λύσεις περιλαμβάνουν πιο ανεπίσημους καταρράκτες, όπως το WhatsApp ή τα μαζικά SMS, για την ενεργοποίηση ομάδων. Ωστόσο, αυτή η προσέγγιση μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθηθεί και δεν υπάρχει επιβεβαίωση ότι το άτομο ανταποκρίνεται.

Τα εργαλεία μαζικής ειδοποίησης είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικά για να διασφαλίσουν ότι όλα τα επίπεδα της απόκρισης είναι ενεργοποιημένα μόλις απαιτείται και παρέχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την υλοποίηση της πτυχής της απόκρισης. Τα εργαλεία μαζικής ειδοποίησης επιτρέπουν επίσης προσαρμοσμένη ειδοποίηση. Για παράδειγμα, σε περιστατικό μικρότερης κλίμακας, ενδέχεται να αποφασίσουμε να στείλουμε ειδοποίηση στην ομάδα διαχείρισης κρίσεων μόνο για ενημέρωση - δεν χρειάζεται να απαντήσουμε σε αυτό το στάδιο. Αυτές οι πληροφορίες διασφαλίζουν ότι η ομάδα διαχείρισης κρίσεων είναι ενήμερη, εάν υπάρχουν έρευνες από τα μέσα ενημέρωσης και διασφαλίζει ότι είναι έτοιμοι να σταθούν όρθιοι εάν το περιστατικό κλιμακωθεί. Επικοινωνήστε με το CHEMTREC για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις υπηρεσίες μαζικής ειδοποίησης.

Εντολή και έλεγχος: Οι δομές χειρισμού και ελέγχου είναι απαραίτητες για τον αποτελεσματικό συντονισμό ενός συμβάντος. Το Σύστημα Διοίκησης Συμβάντων της FEMA (ICS) προσφέρει και εξαιρετικό μοντέλο πάνω στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια αντιμετώπιση κρίσεων, έκτακτων περιστατικών και συμβάντων για τον οργανισμό σας. Αυτό είναι το μοντέλο που εφαρμόζουν οι λύσεις κρίσης της CHEMTREC κατά την ανάπτυξη σχεδίων για πελάτες. Το σύστημα είναι ευέλικτο και επεκτάσιμο στις ανάγκες του συμβάντος, παρέχοντας σαφείς συνδέσεις μεταξύ των διαφορετικών σχεδίων και επιπέδων διοίκησης. Λειτουργεί για όλα τα περιστατικά, ανεξάρτητα από το μέγεθος, το εύρος ή την αιτία τους και θα πρέπει να εφαρμοστεί για τον συντονισμό μιας αποτελεσματικής απόκρισης σε οποιοδήποτε περιστατικό που δεν λειτουργεί ως συνήθως. Εξετάστε το επιχειρησιακό σας προβάδισμα ως κύριο αγωγό μεταξύ των διαφόρων ομάδων διοίκησης. Βεβαιωθείτε ότι η συνέχεια της επιχείρησής σας και οι σχεδιασμοί ανάκαμψης έχουν σαφή τροφοδοσία στον Διοικητή συμβάντων μέσω της ενότητας προγραμματισμού ή ως άμεση αναφορά.

Η εφαρμογή μιας αποτελεσματικής δομής εντολών και ελέγχου με σαφείς ροές για επικοινωνία μεταξύ των ανταποκριτών είναι απαραίτητη. Σε μια μικρή απάντηση που περιλαμβάνει τρία άτομα, οι γραμμές επικοινωνίας είναι απλές και μπορεί να μην υπάρχει ανάγκη για μια δομή διαφορετική από την ύπαρξη ενός διορισμένου ηγέτη, ο οποίος μπορεί να λάβει οποιεσδήποτε τελικές αποφάσεις. Ωστόσο, καθώς το περιστατικό και η ομάδα αντιμετώπισής του μεγαλώνουν, η ύπαρξη σαφών γραμμών επικοινωνίας είναι απαραίτητη. Δείτε το παρακάτω διάγραμμα ως παράδειγμα. Εάν η ομάδα ανταπόκρισης αυξάνεται από 3 σε 14 άτομα, ξαφνικά μεγαλώνουμε από 3 σε 91 διαφορετικές γραμμές επικοινωνίας, κάτι που είναι μη διαχειρίσιμο. Αυτή η κατάσταση απαιτεί μια σαφή δομή εντολών και ελέγχου, με κλιμακωτά επίπεδα επικοινωνίας, με κάθε άτομο να έχει μεταξύ 3 και 5 άμεσες γραμμές αναφοράς. Αυτό διασφαλίζει την ενωμένη προσέγγιση.

Επικοινωνήστε με τους συμβούλους μας σήμερα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον εξορθολογισμό της επικοινωνίας σας κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος ή για μια ανασκόπηση των δομών εντολών και ελέγχου του οργανισμού σας.

Προπόνηση, ασκήσεις και ασκήσεις: Το RPBS 9 - Response, είναι σαφές σχετικά με την ανάγκη για εκπαίδευση, ασκήσεις και ασκήσεις, ενώ το RPBS 11 περιγράφει ορισμένες ειδικές εκπαιδεύσεις και ασκήσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη ως μέρος ενός Προγράμματος Εκπαίδευσης Ευαισθητοποίησης για την Ασφάλεια (SATP). Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας κατά την ανάπτυξη του SATP σας να διασφαλίσετε ότι λαμβάνονται υπόψη τόσο τα τεχνικά όσο και τα μη τεχνικά στοιχεία ανταπόκρισης της εκπαίδευσης. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να εκπαιδεύσουν και να ασκήσουν τη διάταξη της εγκατάστασης, τους συγκεκριμένους κινδύνους και τη συγκεκριμένη τεχνική ανταπόκριση, καθώς και να έχουν τις δεξιότητες για να εργαστούν ως μέρος μιας ευρύτερης και συντονισμένης απάντησης. Εξετάστε την ικανότητά τους να δημιουργήσουν μια εικόνα του συμβάντος - την επίγνωση της κατάστασής τους. Εξετάστε την ικανότητα ενός εργαζομένου να επικοινωνεί αποτελεσματικά μέσα στη δική του ομάδα και την ευρύτερη ανταπόκριση. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν πώς να λαμβάνουν αποτελεσματικές αποφάσεις και εφαρμόζουν αυτές τις αποφάσεις μέσω συγκεκριμένων δεξιοτήτων ηγεσίας. Η εκπαίδευση και η άσκηση των ατόμων πρέπει να είναι πολύ ευρύτερη από τις τεχνικές απαιτήσεις του ρόλου τους. μόνο όταν συμβεί αυτό, ο οργανισμός θα είναι σε θέση να αναπτύξει μια πραγματικά συντονισμένη απάντηση. 

Για περισσότερες πληροφορίες, ρίξτε μια ματιά στο e-learning Crisis Academy, η οποία παρέχει εκπαίδευση για τη διαχείριση κρίσεων πάνω στα θεμέλια για μια αποτελεσματική και συντονισμένη απάντηση ή μιλήστε με την ομάδα ειδικών μας για προσωπική εκπαίδευση για τον οργανισμό σας.

Υπάρχουν πολλά περισσότερα για την αποτελεσματική ανταπόκριση σε ένα περιστατικό ασφαλείας από ό, τι πολλοί οργανισμοί συνειδητοποιούν. Τα καλά νέα είναι ότι πολλοί οργανισμοί έχουν ήδη τα εργαλεία για να ξεκινήσουν μια συντονισμένη και αποτελεσματική απάντηση. Συνδέοντας τη διαχείριση κρίσης, έκτακτης ανάγκης, συμβάντος και ασφάλειας μέσω μιας ενιαίας δομής εντολών και πρωτοκόλλου ενεργοποίησης, ο οργανισμός θα δει πιο συντονισμένα και καλύτερα διαχειριζόμενα περιστατικά, τα οποία με τη σειρά τους θα μειώσουν τόσο τις επιπτώσεις όσο και τη διάρκεια του συμβάντος. Επικοινωνήστε με τους συμβούλους μας σήμερα για μια αναθεώρηση των ρυθμίσεων και των συμβουλών σας για να βελτιώσετε την απάντησή σας.