Spezialist für Event- und Projektmanagement

Spezialist für Event- und Projektmanagement

Positionstyp: Vollzeit

Ort: Falls Church, VA

Positionszusammenfassung:

Der Event- und Projektmanagement-Spezialist ist für die Planung, Koordination und Durchführung nationaler Outreach-Initiativen und persönlicher Schulungsveranstaltungen in Zusammenarbeit mit Notfallagenturen, Regierungspartnern und Branchenvertretern verantwortlich. Diese Rolle erfordert eine proaktive, professionelle und eigenverantwortliche Person, die in der Lage ist, wirkungsvolle Projekte zu leiten, mit unterschiedlichen Zielgruppen zu interagieren und die Organisation in der Öffentlichkeit zu vertreten.

Diese Position folgt einem hybriden Arbeitsmodell und erfordert drei Tage pro Woche Anwesenheit im Büro, wobei Dienstag und Donnerstag obligatorisch sind und der dritte Tag in Abstimmung mit dem Vorgesetzten festgelegt wird. Die Rolle beinhaltet außerdem umfangreiche Reisetätigkeiten (bis zu 50 %), darunter Abende, Wochenenden und Überstunden zur Unterstützung von Schulungsveranstaltungen, Konferenzen und praxisbezogenen Initiativen.

Diese Position berichtet direkt an den Direktor für Schulung, Öffentlichkeitsarbeit und Partnerschaften.

Wichtige Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Veranstaltungskoordination und Logistik:

• Leitet die Planung und Durchführung von TRANSCAER-Veranstaltungen, Schulungen für Einsatzkräfte und nationalen Initiativen, die auf die Programmziele abgestimmt sind.
• Koordiniert die gesamte Logistik für Schulungsveranstaltungen und Konferenzen, einschließlich Terminplanung, Telefonplanung, Lieferantenmanagement, Aufbau vor Ort, Gerätemiete, Catering und Versand von Materialien und verwaltet dabei häufig mehrere Lieferanten oder Partnerkontakte gleichzeitig.
• Bietet Vor-Ort-Support für Veranstaltungen in den USA und Mexiko, sorgt für eine reibungslose Durchführung und behebt alle logistischen oder Registrierungsprobleme. Reisen Sie zu den Veranstaltungsorten (bis zu 50 % der Zeit), um die Logistik zu überwachen und den Manager und Direktor direkt zu unterstützen.
• Bestellt Werbeartikel, Auszeichnungen, Kleidung und Veranstaltungsmaterialien.
• Bereitet Jahresrechnungen für das Outreach-Programm von TRANSCAER und CHEMREC vor.

Unterstützung für Manager:

• Verfasst die Korrespondenz mit Interessengruppen, darunter Regierungsbehörden, lokale Gemeinschaften und Industriepartner, und sorgt für eine zeitnahe und klare Kommunikation auf Englisch und Spanisch.
• Unterstützt den Manager und die TOPs bei jährlichen Zuschussprojekten, einschließlich der Planung von Arbeitsgruppen zur Schulungsentwicklung, Podcasts, Webinaren, Schulungsveranstaltungen, Werbung in sozialen Medien und Videoentwicklung.

Unterstützung bei der Zuschussverwaltung:

• Hilft bei der Vorbereitung, Einreichung und Nachverfolgung von Zuschussanträgen und Berichten.
• Koordiniert die Erfassung der erforderlichen Daten und Unterlagen für Zuschüsse und stellt die Einhaltung aller Zuschussanforderungen sicher.
• Überwacht die Fristen und Leistungen der Zuschüsse und hält den Manager und die TOPs über den Fortschritt und künftige Anforderungen auf dem Laufenden.
• Hilft bei der Bestellung und Nachverfolgung aller Zuschussausgaben, Rechnungen und Quittungen.

Dokumentation und Berichterstattung:

• Führt genaue Aufzeichnungen über Logistik, Ausgaben und Reisekosten.
• Hilft bei der Erstellung von Berichten nach der Veranstaltung und fasst Erfolge, Herausforderungen und gewonnene Erkenntnisse zusammen.
• Unterstützt die Erstellung von Präsentationen und Berichten auf Englisch und Spanisch für interne und externe Stakeholder.
• Verwaltet LMS-Daten, Umfragen, Inventarlisten und Lieferantenverträge.

Stakeholder-Engagement:

• Leitet die Bemühungen des TRANSCAER México-Programms und dient als Verbindungsperson zu lokalen Agenturen.
• Hilft bei der Entwicklung zweisprachiger Marketingmaterialien und verwaltet die Social-Media-Reichweite für TRANSCAER México.
• Überwacht die TRANSCAER-Website in Zusammenarbeit mit dem Digital Media Manager.
• Entwirft Mitteilungen für TRANSCAER México und organisiert Veranstaltungen und Treffen für die
• TRANSCAER México Task Group und verarbeitet Rechnungen für die Öffentlichkeitsarbeit der TRANSCAER México Corporate Member.
• Dient als Verbindungsperson zu den TRANSCAER-Landeskoordinatoren, den örtlichen Notfalldiensten, den Eisenbahnen und den versorgten Gemeinden in Mexiko.
• Pflegt das TRANSCAER-Koordinatorhandbuch und das Online-Schulungsprogramm.
• Leitet die Planung und Durchführung des jährlichen TRANSCAER Awards-Programms, verwaltet die Protokolldokumentation und erleichtert die Koordination mit dem Awards-Komitee, um einen erfolgreichen Anerkennungsprozess sicherzustellen.
• Dient als Backup für die Posteingänge von CHEMTREC Outreach und Awards.
• Führt zusätzliche zugewiesene Aufgaben aus.

Qualifikationen/Bevorzugt:

• Nachgewiesene Erfahrung in Logistik, Veranstaltungsplanung oder Programmkoordination, vorzugsweise in einem transport- oder sicherheitsrelevanten Bereich.
• Erfahrung mit der Verwaltung von Zuschüssen, einschließlich Berichterstattung, Compliance und Dokumentation, ist wünschenswert, aber nicht erforderlich.
• Erfahrung in den Bereichen Transport, Sicherheit oder Notfallmaßnahmen.

Qualifikationen/Erforderlich:

• 2+ Jahre einschlägige Erfahrung.
• Fließend in Spanisch und Englisch (mündlich und schriftlich).
• Reisebereitschaft bis zu 50 %, auch abends/am Wochenende.
• Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Kommunikation und Problemlösung.
• Kenntnisse in Microsoft Office und CRM-Plattformen (z. B. Dynamics).
• Fähigkeit, bis zu 50 Pfund zu heben.
• Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, Termine in einem schnelllebigen Umfeld einzuhalten
• Fähigkeit zur Fehlerbehebung unterwegs und zur schnellen Anpassung an Änderungen oder Herausforderungen, die vor Ort auftreten.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu priorisieren und zu verwalten.
• Proaktiver und innovativer Ansatz zur Problemlösung und kontinuierlichen Verbesserung.
• Kompetenz in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und anderer Projektmanagement-Software.
• Erfahrung mit virtuellen Meeting-Plattformen ist von Vorteil.
• Muss einen gültigen Führerschein besitzen und in der Lage sein, selbstständig zu verschiedenen Orten zu reisen.

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