Ymuno i Weithio mewn Ymateb Argyfwng, Brys a Diogelwch yn y Sector Cemegol

Safon Perfformiad Seiliedig ar Risg y Safleoedd Gwrthderfysgaeth Cyfleusterau Cemegol (CFATS) 9 - Ymateb, yn gywir yn nodi na ddylid drysu'r ymateb brys a'r ymateb diogelwch i ddigwyddiad. Mae'r ddau ar wahân, ond yn ganmoliaethus. Tra bo'r ymateb brys, neu'r cynllun rheoli argyfwng yn delio â goblygiadau ehangach y digwyddiad, mae'r cynllun diogelwch yn delio â'r materion diogelwch penodol a godwyd gan y digwyddiad ar lefel dactegol. Sut mae'r cynlluniau hyn yn cyd-fynd? Sut ddylai sefydliadau drefnu eu hunain i sicrhau bod y gweithrediadau diogelwch a'r ymateb ehangach yn cael eu cydgysylltu? Pa gynlluniau eraill y gallai fod eu hangen i ymateb yn effeithiol i effeithiau digwyddiad diogelwch?  

Gadewch i ni ddechrau gyda rhai cysyniadau sylfaenol ac amlinellu'r gwahanol elfennau y byddem yn eu hystyried yn hanfodol i'r ymateb llwyddiannus i ddigwyddiad diogelwch. Dylid nodi yma bod byd cyfan o derminoleg yn ymwneud â rheoli argyfwng ac ymateb i argyfwng, gyda llawer o dermau'n cael eu defnyddio'n gyfnewidiol. At ddibenion eglurder ac ar gyfer yr erthygl hon, byddwn yn amlinellu'n fyr sut rydym yn defnyddio'r amrywiol dermau allweddol a'r hyn yr ydym yn ei ystyried yn elfennau craidd ymateb diogelwch llwyddiannus.

• Rheoli Argyfwng: roedd rheoli digwyddiad yn ei ystyr ehangaf, ar lefel strategol, fel arfer ar y lefel gorfforaethol, yn canolbwyntio i raddau helaeth ar effeithiau ariannol ac enw da'r digwyddiad, yn ogystal â sicrhau bod y rhai sy'n delio â'r effeithiau tactegol a gweithredol yn cael adnoddau sydd eu hangen arnynt i gyflawni eu rôl. Mae cynllun rheoli argyfwng yn sail i hyn.
• Rheoli Argyfyngau: rheoli'r digwyddiad ar lefel dactegol, fel arfer ar lefel safle. Yma mae ymatebwyr yn gyfrifol am gydlynu gweithgareddau i sicrhau yr ymdrinnir â'r digwyddiad ac i sicrhau cydgysylltiad y safle ehangach. Yn sail i hyn mae cynllun ymateb i argyfwng, cynllun ymateb i'r safle, neu rywbeth tebyg.
• Rheoli Digwyddiad: yr ymateb corfforol i'r digwyddiad, rôl ymarferol lle mae gweithgareddau corfforol yn cael eu cynnal. Efallai y bydd sawl tîm rheoli digwyddiadau. Er enghraifft, gall un tîm rheoli digwyddiadau fod yn gweithio ar yr ymateb diogelwch, tra bod un arall yn delio ag effeithiau'r digwyddiad diogelwch ar weithrediadau'r safle, megis cynnwys unrhyw ddifrod a lliniaru'r effeithiau ehangach. Mae'r tîm hwn yn gweithio ar y lefel weithredol. Mae'r timau rheoli digwyddiadau yn debygol o weithio'n uniongyrchol gydag ymatebwyr eraill, megis cymorth diffodd tân, cymorth meddygol, cymorth adfer colledion peryglus, timau adfer amgylcheddol, a gorfodi'r gyfraith yn lleol. Gall timau ddefnyddio gweithdrefnau gweithredu sefyll argyfwng penodol yma neu gynlluniau gweithrediadau brys.
• Tîm Parhad Busnes: tra bo'r timau argyfwng, argyfwng a rheoli digwyddiadau yn gweithredu i ymateb i'r digwyddiad, bydd y tîm parhad busnes yn ystyried yr effaith y mae'r digwyddiad yn ei chael ar weithrediadau'r safle ac yn penderfynu ar gynllun i adfer y gweithgareddau hynny yn unol â chyn adnoddau wedi'u rhannu. Er enghraifft, gall y digwyddiad diogelwch fod wedi amddifadu'r safle o gyflenwadau hanfodol neu efallai ei fod wedi arwain y safle i gau ei weithrediadau i gyd neu ran ohonynt. Mae'r tîm parhad busnes yn gyfrifol am sicrhau bod cynllun fel y gall y wefan neu'r cwmni ehangach barhau i gyflawni ei rwymedigaethau i'w gwsmeriaid, waeth beth yw'r digwyddiad. 

Bydd yr ymateb effeithiol i ddigwyddiad yn edrych rhywbeth fel hyn:

Yn rhy aml, dim ond ar lefel y safle y mae sefydliadau'n ystyried yr ymateb lefel gyntaf neu'r ail lefel. Nid yw llawer o sefydliadau yn gweithredu unrhyw drefniadau parhad busnes cyn gynted â phosibl. Yn lle cynllunio eu hadferiad o'r dechrau, maen nhw'n aros nes bod y digwyddiad drosodd, gan ddelio â phob cam o'r digwyddiad yn olynol. Mae hyn yn arwain at adferiad hirfaith gyda chynffon y digwyddiad yn llusgo ymlaen yn llawer hirach nag y dylai. Mae'r dull hwn ond yn cynyddu effeithiau ariannol, enw da a gweithredol y digwyddiad. Gall methu ag actifadu'r tîm rheoli argyfwng strategol hefyd adael y sefydliad, a'i dîm gweithredol yn agored i niwed. Gallant gael eu dal oddi ar eu gwyliadwriaeth os yw'r digwyddiad yn gwaethygu'n sydyn neu heb fod yn barod ar gyfer cwestiwn cyfryngau am ddigwyddiad, nid ydynt yn gwybod dim amdano.

Sut felly ydyn ni'n mynd i'r afael â hyn? Sut mae sicrhau ymateb cyfannol a chydlynol i ddigwyddiad diogelwch?

Actifadu: Mae protocolau actifadu yn hanfodol i sicrhau bod yr ymateb i ddigwyddiad diogelwch yn gyflym a bod pob haen o'r ymateb yn cael ei actifadu. Mae llawer o sefydliadau'n dibynnu ar raeadrau galwadau â llaw i'w actifadu, lle bydd switsfwrdd yn ffonio pawb sydd eu hangen i ymateb â llaw. Fodd bynnag, gall hyn gymryd cryn dipyn o amser, gan arafu cyflymder yr ymateb yn sylweddol, a fydd yn ei dro yn cynyddu effaith y digwyddiad. Mae dewisiadau amgen eraill yn cynnwys rhaeadrau mwy anffurfiol, fel WhatsApp neu SMS torfol, i actifadu timau. Fodd bynnag, gall fod yn anodd monitro'r dull hwn ac nid oes cadarnhad bod yr unigolyn yn ymateb.

Mae offer hysbysu torfol yn arbennig o effeithiol wrth sicrhau bod pob lefel o'r ymateb yn cael ei actifadu cyn gynted ag sy'n ofynnol a darparu mynediad i'r holl wybodaeth sydd ei hangen i weithredu eu hagwedd o'r ymateb. Mae offer hysbysu torfol hefyd yn caniatáu ar gyfer hysbysu wedi'i addasu. Er enghraifft, mewn digwyddiad ar raddfa lai, efallai y byddwn yn penderfynu anfon hysbysiad at y tîm rheoli argyfwng am wybodaeth yn unig - nid oes angen ymateb ar hyn o bryd. Mae'r wybodaeth hon yn sicrhau bod y tîm rheoli argyfwng yn ymwybodol, pe bai unrhyw ymholiadau gan y cyfryngau, ac yn sicrhau eu bod yn barod i sefyll i fyny os bydd y digwyddiad yn gwaethygu. Cysylltwch â CHEMTREC i ddysgu mwy am ein gwasanaethau hysbysu torfol.

Gorchymyn a Rheolaeth: Mae strwythurau gorchymyn a rheoli yn hanfodol i gydlynu digwyddiad yn effeithiol. Mae System Rheoli Digwyddiad (ICS) FEMA yn cynnig a model rhagorol i adeiladu ymateb argyfwng, argyfwng a rheoli digwyddiadau i'ch sefydliad. Dyma'r model y mae Crisis Solutions CHEMTREC yn ei weithredu wrth ddatblygu cynlluniau ar gyfer cleientiaid. Mae'r system yn hyblyg ac yn raddadwy i anghenion y digwyddiad, gan ddarparu cysylltiadau clir rhwng y gwahanol gynlluniau a lefelau gorchymyn. Mae'n gweithio ar gyfer pob digwyddiad, waeth beth yw eu maint, eu cwmpas neu eu hachos a dylid ei weithredu i gydlynu ymateb effeithiol i unrhyw ddigwyddiad nad yw'n fusnes fel arfer. Ystyriwch eich arweinydd gweithredol fel prif sianel rhwng y gwahanol dimau gorchymyn. Sicrhewch fod parhad clir a'ch arweinwyr cynllunio adferiad yn bwydo i'r Comander Digwyddiad trwy'r adran gynllunio neu fel adroddiad uniongyrchol.

Mae'n hanfodol gweithredu strwythur gorchymyn a rheoli effeithiol gyda llifoedd clir ar gyfer cyfathrebu rhwng ymatebwyr. Mewn ymateb bach gan gynnwys tri pherson, mae llinellau cyfathrebu yn syml ac efallai na fydd angen strwythur heblaw cael arweinydd enwebedig, a all wneud unrhyw benderfyniadau terfynol. Fodd bynnag, wrth i'r digwyddiad a'i dîm ymateb dyfu, mae'n hanfodol cael llinellau cyfathrebu clir. Edrychwch ar y diagram isod fel enghraifft. Os yw'r tîm ymateb yn tyfu o 3 i 14 o bersonél, yn sydyn rydym yn tyfu o 3 i 91 o linellau cyfathrebu gwahanol, na ellir eu rheoli. Mae'r sefyllfa hon yn gofyn am strwythur gorchymyn a rheoli clir, gyda haenau cyfathrebu haenog, gyda phob unigolyn â rhwng 3 a 5 llinell adrodd uniongyrchol. Mae hyn yn sicrhau'r dull cydgysylltiedig.

Cysylltwch â'n hymgynghorwyr heddiw i ddysgu mwy am symleiddio'ch cyfathrebu yn ystod digwyddiad neu ar gyfer adolygiad o strwythurau gorchymyn a rheoli eich sefydliad.

Hyfforddiant, Ymarferion ac Ymarferion: Mae RPBS 9 - Ymateb, yn glir ynghylch yr angen am hyfforddiant, ymarferion ac ymarferion tra bod RPBS 11 yn amlinellu rhywfaint o hyfforddiant a driliau penodol i'w hystyried fel rhan o Raglen Hyfforddi Ymwybyddiaeth Diogelwch (SATP). Fodd bynnag, mae'n hanfodol wrth ddatblygu eich SATP y dylech sicrhau bod elfennau ymateb technegol ac annhechnegol hyfforddiant yn cael eu hystyried. Bydd angen i weithwyr hyfforddi ac ymarfer ar gynllun y cyfleuster, peryglon penodol, a'r ymateb technegol penodol, yn ogystal â bod â'r sgiliau i weithio fel rhan o ymateb ehangach a chydlynol. Ystyriwch eu gallu i greu darlun o'r digwyddiad - eu hymwybyddiaeth sefyllfaol. Ystyriwch allu gweithiwr i gyfathrebu'n effeithiol o fewn ei dîm ei hun a'r ymateb ehangach. Yn ogystal, sicrhau bod gweithwyr yn gwybod sut i wneud penderfyniadau effeithiol a gweithredu'r penderfyniadau hynny trwy sgiliau arwain penodol. Dylai hyfforddi ac ymarfer unigolion fod yn llawer ehangach na gofynion technegol eu rôl yn unig; dim ond pan fydd hyn yn digwydd y bydd y sefydliad yn gallu defnyddio ymateb gwirioneddol gydlynol. 

Am fwy o wybodaeth, edrychwch ar ein Academi Argyfwng e-ddysgu, sy'n darparu hyfforddiant rheoli argyfwng ar y sylfeini ar gyfer ymateb effeithiol a chydlynol neu'n siarad â'n tîm o arbenigwyr am hyfforddiant wyneb yn wyneb i'ch sefydliad.

Mae llawer mwy i'r ymateb effeithiol i ddigwyddiad diogelwch, yna mae llawer o sefydliadau'n sylweddoli. Y newyddion da yw bod gan lawer o sefydliadau yr offer eisoes i lansio ymateb cydgysylltiedig ac effeithiol. Trwy gysylltu rheoli argyfwng, argyfwng, digwyddiadau a diogelwch trwy un strwythur gorchymyn a phrotocol actifadu, bydd y sefydliad yn gweld digwyddiadau mwy cydgysylltiedig a reolir yn well, a fydd yn ei dro yn lleihau effeithiau a hyd y digwyddiad. Cysylltwch â'n hymgynghorwyr heddiw am adolygiad o'ch trefniadau a'ch awgrymiadau i wella'ch ymateb.